{"id":4427,"date":"2026-04-15T11:52:17","date_gmt":"2026-04-15T11:52:17","guid":{"rendered":"https:\/\/www.brasser-accounting.de\/?post_type=glossar&#038;p=4427"},"modified":"2026-08-18T13:32:42","modified_gmt":"2026-08-18T13:32:42","slug":"accounting-outsourcing","status":"publish","type":"glossar","link":"https:\/\/www.brasser-accounting.de\/en\/glossar\/outsourcing-buchhaltung\/","title":{"rendered":"Outsourcing Accounting"},"content":{"rendered":"<nav class=\"toc\" aria-label=\"Table of Contents\">\n<h2>Table of Contents<\/h2>\n<ul>\n<li><a href=\"#einleitung\">Brief definition<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#zielbild\">Zielbild<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#bestandsaufnahme\">Bestandsaufnahme<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#uebergabe\">Daten\u00fcbergabe<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#systemwechsel\">Systemwechsel<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#start\">Start der externen Bearbeitung<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#dokumentation\">Documentation<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#recht\">Legal framework<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#abgrenzung\">Demarcation<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#fehler\">Sources of error<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#faq\">FAQ<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#fazit\">Conclusion<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/nav>\n\n<section id=\"einleitung\">\n<div class=\"snippet info\">\n<p><strong>Outsourcing Accounting<\/strong> bezeichnet die geplante organisatorische Umstellung von interner auf externe Bearbeitung definierter Buchhaltungsaufgaben. Dazu geh\u00f6ren Bestandsaufnahme, Aufgabenabgrenzung, Daten\u00fcbergabe, Einrichtung der Schnittstellen und der kontrollierte Start der Zusammenarbeit.<\/p>\n<\/div>\n\n<p>Der Begriff beschreibt damit insbesondere das Einf\u00fchrungs- und \u00dcbergabeprojekt. Die anschlie\u00dfend dauerhaft durchgef\u00fchrte Zusammenarbeit wird als <a href=\"\/en\/glossary\/external-financial-accounting\/\">external financial accounting<\/a> bezeichnet.<\/p>\n<\/section>\n\n<section id=\"zielbild\">\n<h2>Zielbild des Buchhaltungs-Outsourcings<\/h2>\n\n<p>Vor Beginn der Umstellung wird festgelegt, wie die Buchhaltung nach dem \u00dcbergang organisiert sein soll. Das Zielbild umfasst insbesondere:<\/p>\n\n<ul>\n<li>extern zu bearbeitende Aufgaben<\/li>\n<li>intern verbleibende Zust\u00e4ndigkeiten<\/li>\n<li>einbezogene Unternehmen und Buchungsbereiche<\/li>\n<li>zuk\u00fcnftig verwendete Systeme<\/li>\n<li>Daten- und Belegwege<\/li>\n<li>Freigaben und Ansprechpartner<\/li>\n<li>Zusammenarbeit mit dem bestehenden Steuerberater<\/li>\n<li>geplanter Starttermin<\/li>\n<\/ul>\n\n<p>Der konkrete Leistungsumfang der laufenden Buchf\u00fchrung wird unter <a href=\"\/en\/glossary\/outsource-accounting-2\/\">Outsource financial accounting<\/a> n\u00e4her beschrieben.<\/p>\n<\/section>\n\n<section id=\"bestandsaufnahme\">\n<h2>Bestandsaufnahme vor der Umstellung<\/h2>\n\n<p>Die Bestandsaufnahme erfasst den aktuellen Zustand der Buchhaltung. Dabei werden insbesondere gepr\u00fcft:<\/p>\n\n<ul>\n<li>eingesetzte Buchhaltungs-, Beleg- und Archivsysteme<\/li>\n<li>betroffene Gesellschaften und Buchungskreise<\/li>\n<li>aktuelle Buchungsst\u00e4nde und noch offene Zeitr\u00e4ume<\/li>\n<li>Debitoren, Kreditoren und offene Posten<\/li>\n<li>Bank- und Kassenkonten<\/li>\n<li>Stammdaten und Kontenpl\u00e4ne<\/li>\n<li>vorhandene digitale und papiergebundene Belege<\/li>\n<li>bestehende Schnittstellen und Zugriffsrechte<\/li>\n<li>offene Kl\u00e4rungs- und Korrekturf\u00e4lle<\/li>\n<\/ul>\n\n<p>Aus dieser Bestandsaufnahme entsteht ein \u00dcbergabeplan mit Verantwortlichkeiten, Terminen und erforderlichen Daten.<\/p>\n<\/section>\n\n<section id=\"uebergabe\">\n<h2>Strukturierte Daten- und Aufgaben\u00fcbergabe<\/h2>\n\n<p>F\u00fcr die \u00dcbergabe werden die ben\u00f6tigten Daten und Unterlagen vollst\u00e4ndig zusammengestellt. Dazu k\u00f6nnen geh\u00f6ren:<\/p>\n\n<ul>\n<li>Stammdaten und Kontenpl\u00e4ne<\/li>\n<li>aktuelle Salden und Buchungsbest\u00e4nde<\/li>\n<li>Debitoren- und Kreditorenstammdaten<\/li>\n<li>offene Forderungen und Verbindlichkeiten<\/li>\n<li>Bank- und Kassendaten<\/li>\n<li>Buchungsbelege und zugeh\u00f6rige Dokumente<\/li>\n<li>bestehende Auswertungen<\/li>\n<li>Informationen zu offenen Sachverhalten<\/li>\n<li>Prozess- und Verfahrensbeschreibungen<\/li>\n<\/ul>\n\n<p>F\u00fcr jede Datenart sollte festgelegt werden, wer sie bereitstellt, in welchem Format sie \u00fcbergeben wird und wie die Vollst\u00e4ndigkeit kontrolliert wird.<\/p>\n<\/section>\n\n<section id=\"systemwechsel\">\n<h2>Outsourcing mit oder ohne Systemwechsel<\/h2>\n\n<p>Die Buchhaltung kann im bisherigen System weitergef\u00fchrt oder in eine andere Systemumgebung \u00fcbertragen werden. Bei einem Systemwechsel werden Datenexport, \u00dcbernahmeumfang, Zugriffsrechte und die weitere Verf\u00fcgbarkeit der bisherigen Daten festgelegt.<\/p>\n\n<p>Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten m\u00fcssen w\u00e4hrend der jeweiligen Aufbewahrungsfrist verf\u00fcgbar, lesbar und im Pr\u00fcfungsfall zug\u00e4nglich bleiben. Das gilt auch f\u00fcr Daten aus einem abgel\u00f6sten Buchhaltungssystem.<\/p>\n\n<div class=\"snippet warn\">\n<p><strong>Important<\/strong><\/p>\n<p>Vor der Abschaltung eines Altsystems muss gekl\u00e4rt sein, wie Buchungsdaten, Belege, Stammdaten, Verkn\u00fcpfungen und erforderliche Strukturinformationen weiterhin bereitgestellt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n<\/div>\n<\/section>\n\n<section id=\"start\">\n<h2>Start der externen Bearbeitung<\/h2>\n\n<p>Vor dem vereinbarten Starttermin sollten folgende Punkte best\u00e4tigt sein:<\/p>\n\n<ul>\n<li>Leistungsumfang und Zust\u00e4ndigkeiten sind freigegeben.<\/li>\n<li>Systemzug\u00e4nge und Berechtigungen funktionieren.<\/li>\n<li>Startsalden und offene Posten sind abgestimmt.<\/li>\n<li>Beleg- und Datenwege sind getestet.<\/li>\n<li>Ansprechpartner und Vertretungen sind benannt.<\/li>\n<li>Termine f\u00fcr Unterlagen und Auswertungen stehen fest.<\/li>\n<li>R\u00fcckfragen- und Korrekturverfahren sind eingerichtet.<\/li>\n<\/ul>\n\n<p>Je nach Umfang kann ein Testlauf oder eine zeitlich begrenzte Parallelphase eingesetzt werden. Nach dem ersten vollst\u00e4ndigen Abrechnungszeitraum werden offene Punkte dokumentiert und die Abl\u00e4ufe bei Bedarf angepasst.<\/p>\n<\/section>\n\n<section id=\"dokumentation\">\n<h2>Dokumentation der Umstellung<\/h2>\n\n<p>Die Umstellung sollte nachvollziehbar dokumentiert werden. Dazu geh\u00f6ren insbesondere:<\/p>\n\n<ul>\n<li>\u00fcbertragener Leistungsumfang<\/li>\n<li>Rollen und Verantwortlichkeiten<\/li>\n<li>eingesetzte Systeme und Schnittstellen<\/li>\n<li>Datenformate und \u00dcbertragungswege<\/li>\n<li>Berechtigungs- und Freigabeverfahren<\/li>\n<li>Kontroll- und Korrekturprozesse<\/li>\n<li>Umgang mit Alt- und Archivdaten<\/li>\n<li>\u00dcbergabe an den bestehenden Steuerberater<\/li>\n<\/ul>\n\n<p>\u00c4nderungen an buchhaltungsrelevanten Verfahren sind auch in der <a href=\"\/en\/glossary\/process-documentation\/\">Process documentation<\/a> zu ber\u00fccksichtigen.<\/p>\n<\/section>\n\n<section id=\"recht\">\n<h2>Legal framework<\/h2>\n\n<p>Die gesetzlichen Buchf\u00fchrungs- und Aufbewahrungspflichten bestehen auch nach der organisatorischen Auslagerung fort. Der externe Dienstleister darf nur Aufgaben \u00fcbernehmen, die von seiner gesetzlichen Befugnis und Qualifikation umfasst sind.<\/p>\n\n<p>\u00a7 6 Nr. 4 StBerG erlaubt unter den dort festgelegten Voraussetzungen das Buchen laufender Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle. Jahresabschluss, Steuererkl\u00e4rungen und steuerliche Beratung sind gesondert zu behandeln und setzen die jeweils erforderliche Befugnis voraus.<\/p>\n\n<p>Bei digitalen \u00dcbergaben und Systemwechseln sind au\u00dferdem die Anforderungen der <a href=\"\/en\/glossary\/gobd\/\">GoBD<\/a> an Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrung und Datenzugriff zu beachten.<\/p>\n<\/section>\n\n<section id=\"abgrenzung\">\n<h2>Abgrenzung zu verwandten Begriffen<\/h2>\n\n<ul>\n<li><strong><a href=\"\/en\/glossary\/outsource-accounting\/\">Outsource accounting<\/a><\/strong> bezeichnet die allgemeine organisatorische Entscheidung und die m\u00f6glichen Auslagerungsmodelle.<\/li>\n<li><strong><a href=\"\/en\/glossary\/outsource-accounting-2\/\">Outsource financial accounting<\/a><\/strong> beschreibt den konkreten Leistungsumfang der \u00fcbertragenen Finanzbuchhaltungsaufgaben.<\/li>\n<li><strong><a href=\"\/en\/glossary\/external-financial-accounting\/\">External accounting<\/a><\/strong> bezeichnet die dauerhaft eingerichtete Zusammenarbeit nach der Umstellung.<\/li>\n<li><strong>Outsourcing Accounting<\/strong> beschreibt das Einf\u00fchrungsprojekt vom bisherigen Zustand bis zum kontrollierten Start der externen Bearbeitung.<\/li>\n<\/ul>\n<\/section>\n\n<section id=\"fehler\">\n<h2>Typical sources of error<\/h2>\n\n<div class=\"snippet warn\">\n<ul>\n<li>Umstellung ohne vollst\u00e4ndige Bestandsaufnahme<\/li>\n<li>nicht eindeutig festgelegter \u00dcbergabestichtag<\/li>\n<li>fehlende Abstimmung von Startsalden und offenen Posten<\/li>\n<li>unvollst\u00e4ndige Datenexporte aus dem bisherigen System<\/li>\n<li>fehlende Zugriffe auf aufbewahrungspflichtige Altdaten<\/li>\n<li>nicht getestete Beleg- und Datenschnittstellen<\/li>\n<li>unklare Zust\u00e4ndigkeiten w\u00e4hrend der \u00dcbergangsphase<\/li>\n<li>fehlende Einbindung des bestehenden Steuerberaters<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<\/section>\n\n<section id=\"faq\">\n<h2>FAQ<\/h2>\n\n<div class=\"snippet info\">\n<h3>Was bedeutet Outsourcing Buchhaltung?<\/h3>\n<p>Der Begriff bezeichnet die geplante organisatorische Umstellung von interner auf externe Bearbeitung definierter Buchhaltungsaufgaben.<\/p>\n<\/div>\n\n<div class=\"snippet info\">\n<h3>Welche Daten werden f\u00fcr die \u00dcbergabe ben\u00f6tigt?<\/h3>\n<p>Ben\u00f6tigt werden je nach Umfang insbesondere Stammdaten, Kontenpl\u00e4ne, Buchungsbest\u00e4nde, offene Posten, Bank- und Kassendaten, Belege und Informationen zu offenen Sachverhalten.<\/p>\n<\/div>\n\n<div class=\"snippet info\">\n<h3>Muss beim Outsourcing das Buchhaltungssystem gewechselt werden?<\/h3>\n<p>Nein. Die externe Bearbeitung kann im bestehenden System oder nach einer geplanten Datenmigration in einer anderen Systemumgebung erfolgen.<\/p>\n<\/div>\n\n<div class=\"snippet info\">\n<h3>Was passiert mit den Daten des bisherigen Systems?<\/h3>\n<p>Aufbewahrungspflichtige Daten und Unterlagen m\u00fcssen w\u00e4hrend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verf\u00fcgbar, lesbar und f\u00fcr einen zul\u00e4ssigen Datenzugriff zug\u00e4nglich bleiben.<\/p>\n<\/div>\n\n<div class=\"snippet info\">\n<h3>Wann ist die Umstellung abgeschlossen?<\/h3>\n<p>Die Umstellung ist organisatorisch abgeschlossen, wenn Daten und Aufgaben vollst\u00e4ndig \u00fcbergeben, Schnittstellen getestet, Zust\u00e4ndigkeiten best\u00e4tigt und der erste laufende Buchhaltungszeitraum kontrolliert verarbeitet wurde.<\/p>\n<\/div>\n<\/section>\n\n<section id=\"fazit\">\n<h2>Conclusion<\/h2>\n\n<p>Outsourcing Buchhaltung ist ein strukturiertes Einf\u00fchrungs- und \u00dcbergabeprojekt. Bestandsaufnahme, Daten\u00fcbernahme, Systemzugriffe, Zust\u00e4ndigkeiten und Startkontrollen schaffen die Grundlage f\u00fcr die anschlie\u00dfende dauerhaft organisierte externe Finanzbuchhaltung.<\/p>\n<\/section>\n\n<footer class=\"author\">\n<strong>Author<\/strong>\n<span>the BAS editorial team<\/span>\n<span class=\"note\">Services pursuant to \u00a7 6 No. 3 and 4 StBerG, no tax or legal advice.<\/span>\n<\/footer>\n\n<p class=\"disclaimer\">\nBrasser Accounting Solutions GmbH is a specialised accounting service provider and part of a corporate group with Quint GmbH (tax consultancy\/auditing) and Service Place \u00c5rj\u00e4ng AB (Swedish tax office). BAS exclusively performs services according to \u00a7 6 No. 3 and 4 StBerG and does not provide tax or legal advice.\n<\/p>","protected":false},"template":"","glossar-kategorien":[20],"class_list":["post-4427","glossar","type-glossar","status-publish","hentry","glossar-kategorien-finanzbuchhaltung"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.brasser-accounting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/glossar\/4427","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.brasser-accounting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/glossar"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.brasser-accounting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/glossar"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.brasser-accounting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=4427"}],"wp:term":[{"taxonomy":"glossar-kategorien","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.brasser-accounting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/glossar-kategorien?post=4427"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}