{"id":4438,"date":"2026-04-20T08:46:35","date_gmt":"2026-04-20T08:46:35","guid":{"rendered":"https:\/\/www.brasser-accounting.de\/?post_type=glossar&#038;p=4438"},"modified":"2026-05-12T10:13:01","modified_gmt":"2026-05-12T10:13:01","slug":"digitale-archivierung","status":"publish","type":"glossar","link":"https:\/\/www.brasser-accounting.de\/en\/glossar\/digitale-archivierung\/","title":{"rendered":"Digital archiving"},"content":{"rendered":"<nav class=\"toc\" aria-label=\"Table of Contents\">\n<h2>Table of Contents<\/h2>\n<ul>\n        <li><a href=\"#einleitung\">Brief definition<\/a><\/li>\n        <li><a href=\"#grundlagen\">Basics<\/a><\/li>\n        <li><a href=\"#recht\">Legal framework<\/a><\/li>\n        <li><a href=\"#einordnung\">Classification<\/a><\/li>\n        <li><a href=\"#tools\">Requirements<\/a><\/li>\n        <li><a href=\"#schritte\">Procedure<\/a><\/li>\n        <li><a href=\"#praxis\">Practice<\/a><\/li>\n        <li><a href=\"#fehler\">Sources of error<\/a><\/li>\n        <li><a href=\"#faq\">FAQ<\/a><\/li>\n        <li><a href=\"#fazit\">Conclusion<\/a><\/li>\n      <\/ul>\n<\/nav>\n\n<section id=\"einleitung\">\n        <div class=\"snippet info\">\n          <p><strong>Digital archiving<\/strong> bedeutet, gesch\u00e4ftliche Unterlagen elektronisch so zu speichern, dass sie <strong>geordnet<\/strong>, <strong>complete<\/strong>, <strong>understandable<\/strong> und innerhalb der gesetzlichen <a href=\"\/en\/glossary\/retention-periods\/\">Retention periods<\/a> jederzeit verf\u00fcgbar und pr\u00fcfbar bleiben.<\/p>\n        <\/div>\n      <\/section>\n\n      <section id=\"grundlagen\">\n        <h2>Basics<\/h2>\n        <p>Digitale Archivierung betrifft alle Unterlagen, die f\u00fcr die <a href=\"\/en\/glossary\/financial-accounting\/\">Financial accounting<\/a> und die Nachweisf\u00fchrung relevant sind \u2013 z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege, Vertr\u00e4ge oder strukturierte Datens\u00e4tze aus digitalen Prozessen.<\/p>\n        <p>Wichtig ist nicht nur die \u201eAblage\u201c, sondern eine Archivstruktur, die Auffindbarkeit, Vollst\u00e4ndigkeit und Pr\u00fcfbarkeit sicherstellt.<\/p>\n      <\/section>\n\n      <section id=\"recht\">\n        <h2>Legal framework<\/h2>\n        <p>Digitale Archivierung steht im Zusammenhang mit handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten sowie den Grunds\u00e4tzen der <a href=\"\/en\/glossary\/proper-bookkeeping\/\">proper bookkeeping<\/a>. F\u00fcr elektronische Verfahren konkretisieren die <a href=\"\/en\/glossary\/gobd\/\">GoBD<\/a> Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Dokumentation und Datenzugriff.<\/p>\n      <\/section>\n\n      <section id=\"einordnung\">\n        <h2>Systematic classification in the compliance cluster<\/h2>\n        <ul>\n          <li><a href=\"\/en\/glossary\/proper-bookkeeping\/\">Proper bookkeeping<\/a><\/li>\n          <li><a href=\"\/en\/glossary\/gobd\/\">GoBD<\/a><\/li>\n          <li><a href=\"\/en\/glossary\/process-documentation\/\">Process documentation<\/a><\/li>\n          <li><a href=\"\/en\/glossary\/internal-control-system-ics\/\">Internal Control System<\/a><\/li>\n          <li><a href=\"\/en\/glossary\/retention-periods\/\">Retention periods<\/a><\/li>\n          <li><a href=\"\/en\/glossary\/operational-review\/\">Company audit<\/a><\/li>\n          <li><a href=\"\/en\/glossary\/erechnung\/\">E-invoice<\/a><\/li>\n        <\/ul>\n        <p>Digitale Archivierung ist der \u201eEndpunkt\u201c vieler Prozesse (Belegverarbeitung, Buchung, Freigaben) und muss daher an den gesamten Workflow angebunden sein.<\/p>\n      <\/section>\n\n      <section id=\"tools\">\n        <h2>Core requirements<\/h2>\n        <ul>\n          <li><strong>Ordnung und Auffindbarkeit:<\/strong> Dokumente m\u00fcssen strukturiert abgelegt und wiederauffindbar sein.<\/li>\n          <li><strong>Completeness<\/strong> Alle relevanten Unterlagen und zugeh\u00f6rigen Datenbestandteile m\u00fcssen archiviert werden.<\/li>\n          <li><strong>Nachvollziehbarkeit:<\/strong> Herkunft, Bearbeitungsschritte und Zuordnung zum Gesch\u00e4ftsvorfall sollen nachvollziehbar bleiben.<\/li>\n          <li><strong>Protection against unnoticed changes:<\/strong> Unzul\u00e4ssige \u00c4nderungen m\u00fcssen verhindert oder erkennbar sein.<\/li>\n          <li><strong>Lesbarkeit und Verf\u00fcgbarkeit:<\/strong> Unterlagen m\u00fcssen \u00fcber den gesamten Aufbewahrungszeitraum nutzbar bleiben.<\/li>\n        <\/ul>\n        <div class=\"snippet tip\">\n          <p><strong>Practical<\/strong> Anforderungen werden typischerweise \u00fcber eine klare <a href=\"\/en\/glossary\/process-documentation\/\">Process documentation<\/a> und Kontrollen im <a href=\"\/en\/glossary\/internal-control-system-ics\/\">IKS<\/a> abgesichert.<\/p>\n        <\/div>\n      <\/section>\n\n      <section id=\"schritte\">\n        <h2>Typical procedure<\/h2>\n        <ol>\n          <li>Erfassung des Dokuments (z. B. Rechnung, Beleg, Vertrag)<\/li>\n          <li>Zuordnung zum Gesch\u00e4ftsvorfall (Belegkette)<\/li>\n          <li>Archivierung in einem geeigneten System (strukturierte Ablage)<\/li>\n          <li>Sicherstellung von Zugriff, Suche und Exportm\u00f6glichkeiten f\u00fcr Pr\u00fcfungszwecke<\/li>\n          <li>Aufbewahrung bis Fristende und geordnete L\u00f6schung\/Vernichtung, sofern zul\u00e4ssig<\/li>\n        <\/ol>\n      <\/section>\n\n      <section id=\"praxis\">\n        <h2>Practical relevance<\/h2>\n        <p>Digitale Archivierung ist besonders relevant, wenn Prozesse elektronisch laufen \u2013 etwa bei digitaler Belegverarbeitung oder bei der <a href=\"\/en\/glossary\/erechnung\/\">E-invoice<\/a>. F\u00fcr Pr\u00fcfungen ist entscheidend, dass Unterlagen vollst\u00e4ndig vorliegen und nachvollziehbar bereitgestellt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n        <p>Ein h\u00e4ufiger Fokus liegt auf einer konsistenten Belegkette: vom Eingang \u00fcber Freigaben und Buchung bis zur Archivierung.<\/p>\n      <\/section>\n\n      <section id=\"fehler\">\n        <h2>Typical sources of error<\/h2>\n        <div class=\"snippet warn\">\n          <ul>\n            <li>Unstrukturierte Ablage ohne klare Zuordnung zum Gesch\u00e4ftsvorfall<\/li>\n            <li>Fehlende Archivierung von relevanten Datenbestandteilen (z. B. strukturierte Inhalte)<\/li>\n            <li>Unklare Zust\u00e4ndigkeiten und fehlende Kontrollen (IKS)<\/li>\n            <li>Prozess\u00e4nderungen ohne Aktualisierung der Verfahrensdokumentation<\/li>\n          <\/ul>\n        <\/div>\n      <\/section>\n\n      <section id=\"faq\">\n        <h2>FAQ<\/h2>\n\n        <div class=\"snippet info\">\n        <h3>Ist digitale Archivierung dasselbe wie \u201eDateien speichern\u201c?<\/h3>\n        <p>Nein. Archivierung bedeutet geordnete, nachvollziehbare und fristgerechte Aufbewahrung \u2013 inklusive Auffindbarkeit und Pr\u00fcfbarkeit.<\/p>\n      <\/div>\n\n        <h3>M\u00fcssen digitale Unterlagen genauso lange aufbewahrt werden wie Papierunterlagen?<\/h3>\n        <p>Ja. Die gesetzlichen <a href=\"\/en\/glossary\/retention-periods\/\">Retention periods<\/a> gelten unabh\u00e4ngig vom Medium.<\/p>\n\n        <h3>Welche Rolle spielt die Betriebspr\u00fcfung?<\/h3>\n        <p>Bei einer <a href=\"\/en\/glossary\/operational-review\/\">Company audit<\/a> m\u00fcssen relevante Unterlagen geordnet und innerhalb angemessener Zeit bereitgestellt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n      <\/section>\n\n      <section id=\"fazit\">\n        <h2>Conclusion<\/h2>\n        <p>Digitale Archivierung ist ein zentraler Baustein der Compliance im Rechnungswesen. Sie stellt sicher, dass Unterlagen geordnet, vollst\u00e4ndig und pr\u00fcfbar aufbewahrt werden \u2013 insbesondere im Zusammenspiel mit GoBD, Verfahrensdokumentation und IKS.<\/p>\n      <\/section>\n\n      <footer class=\"author\">\n        <strong>Author<\/strong>\n        <span>the BAS editorial team<\/span>\n        <span class=\"note\">Services pursuant to \u00a7 6 No. 3 and 4 StBerG, no tax or legal advice.<\/span>\n      <\/footer>\n\n      <p class=\"disclaimer\">\n        Brasser Accounting Solutions GmbH is a specialised accounting service provider and part of a corporate group with Quint GmbH (tax consultancy\/auditing) and Service Place \u00c5rj\u00e4ng AB (Swedish tax office). BAS exclusively performs services according to \u00a7 6 No. 3 and 4 StBerG and does not provide tax or legal advice.\n      <\/p>","protected":false},"template":"","glossar-kategorien":[21],"class_list":["post-4438","glossar","type-glossar","status-publish","hentry","glossar-kategorien-compliance"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.brasser-accounting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/glossar\/4438","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.brasser-accounting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/glossar"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.brasser-accounting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/glossar"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.brasser-accounting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=4438"}],"wp:term":[{"taxonomy":"glossar-kategorien","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.brasser-accounting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/glossar-kategorien?post=4438"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}