and how BAS* can noticeably relieve you in all these areas.<\/li>\n<\/ul>\n\n The goal is that, after reading this, you as the owner or management of a catering or hotel business will know exactly where to start and which tasks you can confidently delegate.\n <\/p>\n\n<\/section>\n\nBasics: Employment Types, Master Data, Minimum Wage<\/h2>\n
\n Before you optimise processes, the fundamentals need to be in place. In payroll accounting for the catering and hotel industry, three topics are crucial: type of employment, master data, and minimum wage.\n <\/p>\n
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Types of Employment at a Glance<\/h3>\n
\n In many companies, different groups work alongside each other. Mini-jobbers, employees in the transitional employment area, classic part-time workers, full-time workers, and short-term employees. Different rules apply to each group regarding tax and social security.\n <\/p>\n
\n- Part-time job<\/strong> with a regular earnings limit of 556 euros per month from 2025.<\/li>\n
- Transition area<\/strong> with fees ranging from 556.01 to 2,000 Euros monthly.<\/li>\n
- Regular employment<\/strong> from \u20ac2,000 with full contributions.<\/li>\n
- Short-term employment<\/strong> with a time limit and special rules.<\/li>\n<\/ul>\n
\n Without clear assignments, discussions will arise later if boundaries are crossed or reports are chosen incorrectly.\n <\/p>\n<\/div>\n
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Master data sheet as a common thread<\/h3>\n
\n An up-to-date master data sheet is the common thread in your payroll accounting. It contains all details about a person, from address and tax identification number to bank details, tariff group, shift model, and entitlement to supplements.\n <\/p>\n
\n Particularly important in gastronomy and the hotel industry are:\n <\/p>\n
\n- Information on further employment,<\/li>\n
- Details on minijob or bridging employment,<\/li>\n
- Decision on pension insurance obligation or exemption for a mini-job,<\/li>\n
- Notification of immediate report with date and time,<\/li>\n
- Membership of a collective bargaining agreement, if applicable.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<\/div>\n
Minimum wage and documentation obligation<\/h3>\n
\n As of 1 January 2025, the statutory minimum wage is \u20ac12.82 per hour. This generally also applies to mini-jobs. In many catering and hotel establishments, there are additional collective or voluntary agreements that exceed the minimum wage. It is important that all hours actually worked are documented so that compliance with the minimum wage can be proven.\n <\/p>\n
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Minijob Limit 2025<\/strong><\/p>\n556 \u20ac<\/p>\n
Regular monthly fee<\/small><\/p>\n<\/div>\n\n
Transition area<\/strong><\/p>\n556\u20132,000 \u20ac<\/p>\n
Midijobs<\/small><\/p>\n<\/div>\n\n
Mindestlohn 2025<\/strong><\/p>\n12,82 \u20ac<\/p>\n
pro Arbeitsstunde<\/small><\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n
\ud83d\udc49 Tipp:<\/strong>\n Die BAS* richtet f\u00fcr jeden Mitarbeiter eine vollst\u00e4ndige digitale Personalakte ein und verkn\u00fcpft diese Daten mit den Lohnparametern. So ist jederzeit klar, wer wie abzurechnen ist und welche Grenzen zu beachten sind.\n <\/div>\n<\/section>\n\nLaw: Immediate notifications, collective agreements, surcharges<\/h2>\n
\n Rechtliche Vorgaben sind der Rahmen, in dem Sie Lohnbuchhaltung sicher organisieren. In der Gastronomie und Hotellerie sind vor allem Sofortmeldungen, Arbeitszeitgesetz, Mindestlohn, Tarifvertr\u00e4ge und Zuschlagsregelungen entscheidend.\n <\/p>\n
Sofortmeldungen im Gastgewerbe<\/h3>\n
\n Das Gastst\u00e4tten und Beherbergungsgewerbe geh\u00f6rt zu den Branchen mit Sofortmeldepflicht. F\u00fcr jede neue Person im Betrieb muss zus\u00e4tzlich zur regul\u00e4ren Anmeldung eine Sofortmeldung abgegeben werden, sp\u00e4testens vor Beginn der ersten Schicht. Das betrifft auch Minijobber, Aushilfen und kurzfristig Besch\u00e4ftigte.\n <\/p>\n
\n In der Sofortmeldung werden neben den Personendaten insbesondere Sozialversicherungsnummer, Betriebsnummer und Beginn der Besch\u00e4ftigung \u00fcbermittelt. Fehler oder versp\u00e4tete Sofortmeldungen geh\u00f6ren zu den h\u00e4ufigsten Beanstandungen der FKS und k\u00f6nnen bei Betriebspr\u00fcfungen im Gastgewerbe zu Bu\u00dfgeldern und Nachberechnungen f\u00fchren.\n <\/p>\n
\n Praktisch sieht ein sicherer Ablauf genauso aus. Der neue Mitarbeiter f\u00fcllt den Personalfragebogen vollst\u00e4ndig aus, inklusive Entscheidung zur Rentenversicherung im Minijob und unterschriebenem Rentenbefreiungsantrag, falls gew\u00fcnscht. Diese Unterlagen werden an die BAS* \u00fcbermittelt. Die BAS* legt den Mitarbeiter an, erstellt die Sofortmeldung fristgerecht, dokumentiert Datum und Uhrzeit und best\u00e4tigt Ihnen, dass der Einsatz freigegeben ist.\n <\/p>\n
Tarifvertr\u00e4ge in Hotellerie und Gastronomie<\/h3>\n
\n In vielen Regionen gelten Tarifvertr\u00e4ge zwischen DEHOGA und der Gewerkschaft NGG. Diese regeln L\u00f6hne, Entgeltgruppen, Zuschl\u00e4ge, Arbeitszeitmodelle und Urlaubsanspr\u00fcche. F\u00fcr tarifgebundene Betriebe ist der Tarifvertrag verbindlich. Andere Betriebe orientieren sich h\u00e4ufig freiwillig daran, um wettbewerbsf\u00e4hig zu bleiben.\n <\/p>\n
\n Entscheidend ist, dass Sie klar dokumentieren, ob und welcher Tarifvertrag gilt und welche Entgeltgruppe f\u00fcr welche Position angewendet wird. Diese Information geh\u00f6rt in das Stammdatenblatt und muss in der Lohnabrechnung korrekt abgebildet werden.\n <\/p>\n
Zuschl\u00e4ge und steuerliche Beg\u00fcnstigung<\/h3>\n
\n Nacht, Sonn und Feiertagsarbeit sind in der Gastronomie und Hotellerie die Regel. Steuerlich k\u00f6nnen Zuschl\u00e4ge in bestimmten Grenzen beg\u00fcnstigt oder steuerfrei sein, wenn sie zus\u00e4tzlich zum Grundlohn gezahlt werden und die geleisteten Stunden exakt dokumentiert sind.\n <\/p>\n
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\n\n\n| Zuschlag<\/th>\n | Typische Zeitspanne<\/th>\n | Maximal steuerbeg\u00fcnstigt<\/th>\n | Praxisrelevanz in der Gastronomie<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n |
\n\n| Nachtzuschlag<\/td>\n | 20:00 bis 6:00 Uhr<\/td>\n | bis 25 Prozent des Grundlohns<\/td>\n | Barbetrieb, Sp\u00e4tschicht im Restaurant, Veranstaltungen<\/td>\n<\/tr>\n |
\n| Erh\u00f6hter Nachtzuschlag<\/td>\n | 0:00 bis 4:00 Uhr bei bestimmter Schichtlage<\/td>\n | bis 40 Prozent des Grundlohns<\/td>\n | Clubbetrieb, durchgehende Nacht\u00f6ffnung<\/td>\n<\/tr>\n |
\n| Sonntagszuschlag<\/td>\n | Sonntag 0:00 bis 24:00 Uhr<\/td>\n | bis 50 Prozent des Grundlohns<\/td>\n | Brunch, Caf\u00e9betrieb, Sonntagsservice<\/td>\n<\/tr>\n |
\n| Feiertagszuschlag<\/td>\n | gesetzliche Feiertage<\/td>\n | bis zu 125 oder 150 Prozent des Grundlohns<\/td>\n | Weihnachten, Silvester, besondere Feiertage<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div> Hinweis: Die dargestellten Zuschl\u00e4ge und Steuerbefreiungen gelten nach aktueller Rechtslage (Stand 2025). Je nach Tarifvertrag, Bundesland oder Stundenlohn k\u00f6nnen abweichende Regeln gelten. Bitte individuell pr\u00fcfen.<\/p>\n \n \ud83d\udc49 Tipp:<\/strong>\n Ein Buchhaltungsservice wie die BAS* beh\u00e4lt Rechts\u00e4nderungen, Tarifentwicklungen und Fristen im Blick. Sobald vollst\u00e4ndige Personalunterlagen vorliegen, \u00fcbernimmt die BAS* Sofortmeldungen, laufende Meldungen an die Sozialversicherung und die saubere Abbildung von Tarif und Zuschl\u00e4gen im Lohnsystem.\n <\/div>\n\n \u26a0\ufe0f Vermeiden Sie:<\/strong>\n Pauschale Zuschlagszahlungen ohne dokumentierte Zeiten. Im Pr\u00fcfungsfall k\u00f6nnen die steuerlichen Beg\u00fcnstigungen entfallen, was zu Nachzahlungen f\u00fcr mehrere Jahre f\u00fchrt.\n <\/div>\n<\/section>\n\n\n In a nutshell:<\/strong>\n Viele Risiken entstehen nicht im Gesetzestext, sondern im Alltag. Spontane Eins\u00e4tze ohne Sofortmeldung, Minijobgrenzen, die \u00fcber Monate hinweg leicht \u00fcberschritten werden, falsch behandelte Trinkgelder oder unsaubere Rentenversicherungsoptionen f\u00fcr Minijobber. Hier entscheidet die Praxis \u00fcber Sicherheit.\n <\/div>\nWhat if. Typical problem cases from practice<\/h2>\nMinijobgrenze und \u00dcbergangsbereich<\/h3>\n\n Gerade in der Saison rutschen Minijobber schnell \u00fcber die Verdienstgrenze. Ein paar zus\u00e4tzliche Schichten im Biergarten, kurzfristige Vertretungen und schon liegt das Monatsentgelt \u00fcber 556 Euro. Entscheidend ist, ob dies eine echte Ausnahme bleibt oder ob sich ein regelm\u00e4\u00dfig h\u00f6heres Entgeltniveau abzeichnet.\n <\/p>\n \n Wird die Grenze dauerhaft \u00fcberschritten, liegt in der Regel kein Minijob mehr vor. Die Besch\u00e4ftigung ist neu zu bewerten, meist als Midijob im \u00dcbergangsbereich. Eine saubere Dokumentation und laufende Kontrolle sind hier unverzichtbar.\n <\/p>\n Sofortmeldung vergessen oder fehlerhaft<\/h3>\n\n In der Realit\u00e4t beginnt manchmal jemand spontan, obwohl Unterlagen und Sofortmeldung noch nicht vollst\u00e4ndig sind. Rechtlich ist das eine heikle Situation. Wird eine Sofortmeldung ganz vergessen oder mit falschen Daten abgegeben, drohen Bu\u00dfgelder und Diskussionen bei Pr\u00fcfungen.\n <\/p>\n \n Wichtig ist, Unterlagen vollst\u00e4ndig zu sammeln und rechtzeitig an die BAS* zu \u00fcbermitteln. Die BAS* erstellt die Sofortmeldung, korrigiert bei Bedarf fehlerhafte Meldungen und dokumentiert alle Schritte.\n <\/p>\n Freiwillige Befreiung von der Rentenversicherung im Minijob<\/h3>\n\n Minijobber k\u00f6nnen sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. In der Praxis liegt der Fokus allerdings oft auf Stunden und Einsatzplanung, weniger auf sozialversicherungsrechtlichen Details. Wird der Antrag auf Befreiung nicht sauber dokumentiert, entstehen Unklarheiten, wie die Lohnabrechnung r\u00fcckwirkend zu behandeln ist.\n <\/p>\n \n Ein klar strukturierter Ablauf stellt sicher, dass der Antrag unterschrieben vorliegt, im Stammdatenblatt vermerkt ist und im Lohnsystem entsprechend hinterlegt wird. Genau an dieser Schnittstelle \u00fcbernimmt die BAS*, sobald der vollst\u00e4ndig ausgef\u00fcllte Fragebogen bei ihr vorliegt.\n <\/p>\n Trinkgelder, Bedienungsgeld und Sachbez\u00fcge<\/h3>\n\n Trinkgelder, die freiwillig vom Gast gezahlt und direkt an den Service weitergegeben werden, k\u00f6nnen unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sein. Anders ist es bei Bedienungsgeld auf der Rechnung oder bei zentral gesammelten Trinkgeldern, die nach Schl\u00fcssel verteilt werden. Gleiches gilt f\u00fcr Mitarbeiteressen, Personalrabatt und kostenlose Getr\u00e4nke.\n <\/p>\n \n Ohne klare Regelungen ist kaum zu erkennen, welche Zahlungen steuerfrei bleiben und welche in der Lohnabrechnung auftauchen m\u00fcssen. Eine schriftliche Trinkgeld und Sachbezugsrichtlinie hilft, diese Fragen im Alltag schnell zu beantworten.\n <\/p>\n \n \ud83d\udc49 Tipp:<\/strong>\n Die Brasser Accounting Solutions* arbeitet mit klar definierten Standardszenarien f\u00fcr Grenzf\u00e4lle. Sie kennzeichnet Auff\u00e4lligkeiten, dokumentiert Sonderf\u00e4lle und stimmt sich bei Bedarf mit Ihrer Steuerberatung ab. So werden Einzelf\u00e4lle nicht zum dauerhaften Risiko.\n <\/div>\n<\/section>\n |