Die Rechenschaftspflicht ist ein Grundsatz der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO ist der Verantwortliche für die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze verantwortlich und muss deren Einhaltung nachweisen können.
Was bedeutet Rechenschaftspflicht nach der DSGVO?
Die Rechenschaftspflicht bedeutet, dass die Einhaltung der Datenschutzvorgaben nicht nur tatsächlich gewährleistet werden muss. Der Verantwortliche muss auch in der Lage sein, die Einhaltung der maßgeblichen Datenschutzgrundsätze nachvollziehbar nachzuweisen.
Sie wird deshalb im Englischen häufig als Accountability bezeichnet.
Auf welche Datenschutzgrundsätze bezieht sich die Rechenschaftspflicht?
Die Rechenschaftspflicht bezieht sich auf die in Art. 5 Abs. 1 DSGVO festgelegten Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Dazu gehören insbesondere:
- Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben und Transparenz
- Zweckbindung
- Datenminimierung
- Richtigkeit
- Speicherbegrenzung
- Integrität und Vertraulichkeit
Der Verantwortliche muss somit nicht nur diese Grundsätze beachten, sondern ihre Einhaltung im erforderlichen Umfang auch belegen können.
Was bedeutet „nachweisen können“?
Welche Nachweise erforderlich sind, hängt von Art, Umfang, Umständen und Zwecken der jeweiligen Verarbeitung sowie von den damit verbundenen Risiken ab.
Zur Erfüllung datenschutzrechtlicher Pflichten können je nach Sachverhalt beispielsweise dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen, Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten, Datenschutz-Folgenabschätzungen oder andere Nachweise über die datenschutzkonforme Verarbeitung relevant sein.
Die Rechenschaftspflicht verlangt dabei keine bestimmte einzelne Dokumentform, sondern die nachweisbare Einhaltung der jeweils einschlägigen datenschutzrechtlichen Anforderungen.
Welche Bedeutung hat die Rechenschaftspflicht in der Lohnbuchhaltung?
Bei der Verarbeitung von Beschäftigtendaten in der Lohnabrechnung werden zahlreiche personenbezogene Daten verarbeitet. Soweit ein Unternehmen hierfür datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist, gilt auch für diese Verarbeitungen die Rechenschaftspflicht der DSGVO.
Die konkreten datenschutzrechtlichen Anforderungen an Beschäftigten- und Abrechnungsdaten werden im Begriff Datenschutz in der Lohnbuchhaltung näher eingeordnet.
Rechenschaftspflicht und Buchführung – was ist der Unterschied?
Die datenschutzrechtliche Rechenschaftspflicht ist nicht mit den Dokumentations- und Nachweisanforderungen der Buchführung gleichzusetzen.
Für Buchführung, steuerliche Aufzeichnungen und deren Aufbewahrung bestehen eigene handels- und steuerrechtliche Vorgaben. Dass auch dort Nachvollziehbarkeit und Dokumentation verlangt werden können, macht diese Anforderungen nicht zu einer Rechenschaftspflicht im Sinne von Art. 5 Abs. 2 DSGVO.
Kurz gesagt: Rechenschaftspflicht ist im datenschutzrechtlichen Sinn die Pflicht, die Einhaltung der DSGVO-Grundsätze nachweisen zu können.
