Outsourcing Accounting bezeichnet die geplante organisatorische Umstellung von interner auf externe Bearbeitung definierter Buchhaltungsaufgaben. Dazu gehören Bestandsaufnahme, Aufgabenabgrenzung, Datenübergabe, Einrichtung der Schnittstellen und der kontrollierte Start der Zusammenarbeit.
Der Begriff beschreibt damit insbesondere das Einführungs- und Übergabeprojekt. Die anschließend dauerhaft durchgeführte Zusammenarbeit wird als external financial accounting bezeichnet.
Zielbild des Buchhaltungs-Outsourcings
Vor Beginn der Umstellung wird festgelegt, wie die Buchhaltung nach dem Übergang organisiert sein soll. Das Zielbild umfasst insbesondere:
- extern zu bearbeitende Aufgaben
- intern verbleibende Zuständigkeiten
- einbezogene Unternehmen und Buchungsbereiche
- zukünftig verwendete Systeme
- Daten- und Belegwege
- Freigaben und Ansprechpartner
- Zusammenarbeit mit dem bestehenden Steuerberater
- geplanter Starttermin
Der konkrete Leistungsumfang der laufenden Buchführung wird unter Outsource financial accounting näher beschrieben.
Bestandsaufnahme vor der Umstellung
Die Bestandsaufnahme erfasst den aktuellen Zustand der Buchhaltung. Dabei werden insbesondere geprüft:
- eingesetzte Buchhaltungs-, Beleg- und Archivsysteme
- betroffene Gesellschaften und Buchungskreise
- aktuelle Buchungsstände und noch offene Zeiträume
- Debitoren, Kreditoren und offene Posten
- Bank- und Kassenkonten
- Stammdaten und Kontenpläne
- vorhandene digitale und papiergebundene Belege
- bestehende Schnittstellen und Zugriffsrechte
- offene Klärungs- und Korrekturfälle
Aus dieser Bestandsaufnahme entsteht ein Übergabeplan mit Verantwortlichkeiten, Terminen und erforderlichen Daten.
Strukturierte Daten- und Aufgabenübergabe
Für die Übergabe werden die benötigten Daten und Unterlagen vollständig zusammengestellt. Dazu können gehören:
- Stammdaten und Kontenpläne
- aktuelle Salden und Buchungsbestände
- Debitoren- und Kreditorenstammdaten
- offene Forderungen und Verbindlichkeiten
- Bank- und Kassendaten
- Buchungsbelege und zugehörige Dokumente
- bestehende Auswertungen
- Informationen zu offenen Sachverhalten
- Prozess- und Verfahrensbeschreibungen
Für jede Datenart sollte festgelegt werden, wer sie bereitstellt, in welchem Format sie übergeben wird und wie die Vollständigkeit kontrolliert wird.
Outsourcing mit oder ohne Systemwechsel
Die Buchhaltung kann im bisherigen System weitergeführt oder in eine andere Systemumgebung übertragen werden. Bei einem Systemwechsel werden Datenexport, Übernahmeumfang, Zugriffsrechte und die weitere Verfügbarkeit der bisherigen Daten festgelegt.
Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten müssen während der jeweiligen Aufbewahrungsfrist verfügbar, lesbar und im Prüfungsfall zugänglich bleiben. Das gilt auch für Daten aus einem abgelösten Buchhaltungssystem.
Important
Vor der Abschaltung eines Altsystems muss geklärt sein, wie Buchungsdaten, Belege, Stammdaten, Verknüpfungen und erforderliche Strukturinformationen weiterhin bereitgestellt werden können.
Start der externen Bearbeitung
Vor dem vereinbarten Starttermin sollten folgende Punkte bestätigt sein:
- Leistungsumfang und Zuständigkeiten sind freigegeben.
- Systemzugänge und Berechtigungen funktionieren.
- Startsalden und offene Posten sind abgestimmt.
- Beleg- und Datenwege sind getestet.
- Ansprechpartner und Vertretungen sind benannt.
- Termine für Unterlagen und Auswertungen stehen fest.
- Rückfragen- und Korrekturverfahren sind eingerichtet.
Je nach Umfang kann ein Testlauf oder eine zeitlich begrenzte Parallelphase eingesetzt werden. Nach dem ersten vollständigen Abrechnungszeitraum werden offene Punkte dokumentiert und die Abläufe bei Bedarf angepasst.
Dokumentation der Umstellung
Die Umstellung sollte nachvollziehbar dokumentiert werden. Dazu gehören insbesondere:
- übertragener Leistungsumfang
- Rollen und Verantwortlichkeiten
- eingesetzte Systeme und Schnittstellen
- Datenformate und Übertragungswege
- Berechtigungs- und Freigabeverfahren
- Kontroll- und Korrekturprozesse
- Umgang mit Alt- und Archivdaten
- Übergabe an den bestehenden Steuerberater
Änderungen an buchhaltungsrelevanten Verfahren sind auch in der Process documentation zu berücksichtigen.
Legal framework
Die gesetzlichen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten bestehen auch nach der organisatorischen Auslagerung fort. Der externe Dienstleister darf nur Aufgaben übernehmen, die von seiner gesetzlichen Befugnis und Qualifikation umfasst sind.
§ 6 Nr. 4 StBerG erlaubt unter den dort festgelegten Voraussetzungen das Buchen laufender Geschäftsvorfälle. Jahresabschluss, Steuererklärungen und steuerliche Beratung sind gesondert zu behandeln und setzen die jeweils erforderliche Befugnis voraus.
Bei digitalen Übergaben und Systemwechseln sind außerdem die Anforderungen der GoBD an Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrung und Datenzugriff zu beachten.
Abgrenzung zu verwandten Begriffen
- Outsource accounting bezeichnet die allgemeine organisatorische Entscheidung und die möglichen Auslagerungsmodelle.
- Outsource financial accounting beschreibt den konkreten Leistungsumfang der übertragenen Finanzbuchhaltungsaufgaben.
- External accounting bezeichnet die dauerhaft eingerichtete Zusammenarbeit nach der Umstellung.
- Outsourcing Accounting beschreibt das Einführungsprojekt vom bisherigen Zustand bis zum kontrollierten Start der externen Bearbeitung.
Typical sources of error
- Umstellung ohne vollständige Bestandsaufnahme
- nicht eindeutig festgelegter Übergabestichtag
- fehlende Abstimmung von Startsalden und offenen Posten
- unvollständige Datenexporte aus dem bisherigen System
- fehlende Zugriffe auf aufbewahrungspflichtige Altdaten
- nicht getestete Beleg- und Datenschnittstellen
- unklare Zuständigkeiten während der Übergangsphase
- fehlende Einbindung des bestehenden Steuerberaters
FAQ
Was bedeutet Outsourcing Buchhaltung?
Der Begriff bezeichnet die geplante organisatorische Umstellung von interner auf externe Bearbeitung definierter Buchhaltungsaufgaben.
Welche Daten werden für die Übergabe benötigt?
Benötigt werden je nach Umfang insbesondere Stammdaten, Kontenpläne, Buchungsbestände, offene Posten, Bank- und Kassendaten, Belege und Informationen zu offenen Sachverhalten.
Muss beim Outsourcing das Buchhaltungssystem gewechselt werden?
Nein. Die externe Bearbeitung kann im bestehenden System oder nach einer geplanten Datenmigration in einer anderen Systemumgebung erfolgen.
Was passiert mit den Daten des bisherigen Systems?
Aufbewahrungspflichtige Daten und Unterlagen müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verfügbar, lesbar und für einen zulässigen Datenzugriff zugänglich bleiben.
Wann ist die Umstellung abgeschlossen?
Die Umstellung ist organisatorisch abgeschlossen, wenn Daten und Aufgaben vollständig übergeben, Schnittstellen getestet, Zuständigkeiten bestätigt und der erste laufende Buchhaltungszeitraum kontrolliert verarbeitet wurde.
Conclusion
Outsourcing Buchhaltung ist ein strukturiertes Einführungs- und Übergabeprojekt. Bestandsaufnahme, Datenübernahme, Systemzugriffe, Zuständigkeiten und Startkontrollen schaffen die Grundlage für die anschließende dauerhaft organisierte externe Finanzbuchhaltung.
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