Digital document processing bezeichnet die elektronische Erfassung, Bereitstellung, Bearbeitung und Zuordnung von Buchungsbelegen innerhalb eines digitalen Buchführungsprozesses.
Was bedeutet digitale Belegverarbeitung?
Bei der digitalen Belegverarbeitung werden Belege elektronisch statt ausschließlich in Papierform verarbeitet. Dazu können beispielsweise Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen oder andere buchungsrelevante Dokumente gehören.
Die Belege werden dabei so bereitgestellt und verarbeitet, dass sie dem jeweiligen Geschäftsvorfall zugeordnet und für die weitere buchhalterische Verarbeitung verwendet werden können.
Welche Bestandteile gehören zur digitalen Belegverarbeitung?
Je nach eingesetztem System können insbesondere folgende Schritte beziehungsweise Funktionen dazugehören:
- digitale Erfassung oder Übernahme von Belegen
- Zuordnung zu einem Geschäftsvorfall
- Bereitstellung relevanter Beleginformationen
- Verknüpfung mit der buchhalterischen Verarbeitung
- Übergang in die elektronische Aufbewahrung
Digitale Belegverarbeitung und Kontierung – was ist der Unterschied?
Die digitale Belegverarbeitung beschreibt die elektronische Verarbeitung eines Belegs innerhalb des Buchführungsumfelds.
The Account assignment bezeichnet dagegen die fachliche Zuordnung eines Geschäftsvorfalls zu den entsprechenden Konten.
Kurz gesagt: Die Belegverarbeitung betrifft den Umgang mit dem Beleg – die Kontierung betrifft seine buchhalterische Zuordnung.
Digitale Belegverarbeitung und digitale Archivierung
The digital archiving ist von der eigentlichen Belegverarbeitung zu unterscheiden.
Während die Belegverarbeitung die elektronische Erfassung und Bearbeitung betrifft, bezeichnet die Archivierung die ordnungsgemäße elektronische Aufbewahrung der relevanten Unterlagen über den vorgeschriebenen Zeitraum.
Welche Anforderungen sind relevant?
Auch digital verarbeitete Buchungsbelege müssen so behandelt werden, dass ihre Herkunft, Zuordnung und weitere Verarbeitung nachvollziehbar bleiben.
Für elektronische Buchführungs- und Aufzeichnungssysteme sind dabei insbesondere die GoBD sowie die jeweils geltenden Aufbewahrungsvorschriften von Bedeutung.
