Brief definition
Salary certificate bezeichnet in diesem Beitrag die vom Arbeitgeber zu übermittelnden Angaben über das Beschäftigungsverhältnis und das Arbeitsentgelt, die ein Leistungsträger zur Gewährung oder Berechnung einer Entgeltersatzleistung benötigt.
Die Angaben stammen aus der laufenden Payroll. Die Bescheinigung für Entgeltersatzleistungen ist jedoch nicht mit der regelmäßigen Entgeltabrechnung für Beschäftigte identisch.
Bescheinigungen für Entgeltersatzleistungen werden für bestimmte Leistungen der Sozialversicherung benötigt. Die Übermittlung erfolgt grundsätzlich elektronisch im Datenaustauschverfahren Entgeltersatzleistungen, kurz EEL-Verfahren.
Bescheinigungen für Entgeltersatzleistungen
Nach § 107 SGB IV sind Angaben über das Beschäftigungsverhältnis durch eine Bescheinigung des Arbeitgebers nachzuweisen, wenn sie für die Gewährung bestimmter Entgeltersatzleistungen erforderlich und dem Leistungsträger nicht bereits bekannt sind.
Das Verfahren betrifft insbesondere:
- Krankengeld
- Verletztengeld
- Übergangsgeld
- Pflegeunterstützungsgeld
- Maternity allowance
Der zuständige Leistungsträger kann die benötigte Bescheinigung im Einzelfall elektronisch beim Arbeitgeber anfordern. Der Arbeitgeber übermittelt die erforderlichen Daten grundsätzlich durch eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung.
Abgrenzung zur Entgeltabrechnung
Der Begriff Entgeltbescheinigung wird auch für die Abrechnung nach § 108 GewO in Verbindung mit der Entgeltbescheinigungsverordnung verwendet. Beschäftigte erhalten diese Entgeltbescheinigung grundsätzlich für einen Abrechnungszeitraum zusammen mit der Abrechnung ihres Arbeitsentgelts. Sie enthält unter anderem Angaben zur Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, zu Bezügen, Abzügen und zum Auszahlungsbetrag.
Davon zu unterscheiden ist die in diesem Beitrag behandelte Bescheinigung für Entgeltersatzleistungen. Sie dient der Übermittlung der Daten, die ein Sozialleistungsträger für die Bearbeitung eines konkreten Leistungsfalls benötigt.
Important
Die Bezeichnung „Entgeltbescheinigung“ wird in unterschiedlichen Zusammenhängen verwendet. Dieser Beitrag behandelt Bescheinigungen für Entgeltersatzleistungen und das damit verbundene elektronische Übermittlungsverfahren.
Typische Anlässe
Eine Bescheinigung für Entgeltersatzleistungen kann beispielsweise erforderlich werden, wenn ein Leistungsträger Angaben zum Beschäftigungsverhältnis oder zum Arbeitsentgelt für einen der folgenden Leistungsfälle benötigt:
- Arbeitsunfähigkeit und Bezug von Krankengeld
- Arbeitsunfall oder Berufskrankheit und Bezug von Verletztengeld
- Teilnahme an einer Leistung zur Rehabilitation und Bezug von Übergangsgeld
- kurzzeitige Arbeitsverhinderung und Bezug von Pflegeunterstützungsgeld
- Mutterschutz und Bezug von Mutterschaftsgeld
Elterngeld
Für Elterngeld werden Entgeltbescheinigungsdaten in einem gesonderten elektronischen Verfahren nach § 108a SGB IV abgefragt und übermittelt. Dieses Verfahren ist vom EEL-Verfahren nach § 107 SGB IV zu unterscheiden.
Elektronisches Verfahren
Die Übermittlung von Bescheinigungen für Entgeltersatzleistungen erfolgt grundsätzlich über das elektronische EEL-Verfahren. Dafür werden systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme oder maschinell erstellte Ausfüllhilfen verwendet.
- Der erforderliche Leistungsfall wird festgestellt.
- Der Leistungsträger fordert die benötigten Angaben im Einzelfall elektronisch an.
- Die erforderlichen Entgelt- und Beschäftigungsdaten werden aus der Abrechnung ermittelt.
- Die Angaben werden auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft.
- Die Bescheinigung wird gesichert und verschlüsselt an den zuständigen Leistungsträger übermittelt.
- Übermittlungen und Rückmeldungen werden nachvollziehbar dokumentiert.
Der Leistungsträger kann dem Arbeitgeber ebenfalls erforderliche Informationen elektronisch zurückmelden. Dazu können insbesondere Angaben zur Dauer des Leistungsbezugs und zur Höhe der gezahlten Entgeltersatzleistung gehören.
Typical sources of error
- Übermittlung eines unzutreffenden Abrechnungszeitraums
- Nicht berücksichtigte Korrekturen aus vorherigen Abrechnungszeiträumen
- Unvollständige Beschäftigungs- oder Entgeltdaten
- Unzutreffende Zuordnung des Leistungsfalls
- Übermittlung vor der abschließenden Prüfung der Abrechnungsdaten
- Fehlende Bearbeitung elektronischer Rückmeldungen
Rule of thumb
Vor der Übermittlung sollten der Leistungsfall, der maßgebliche Zeitraum und die zugrunde liegenden Abrechnungsdaten vollständig geprüft werden.
Organisational aspects
Für die Bearbeitung von Bescheinigungen für Entgeltersatzleistungen sollten klare Zuständigkeiten bestehen. Elektronische Anforderungen, übermittelte Datensätze und Rückmeldungen der Leistungsträger müssen zeitnah bearbeitet und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Auch nachträgliche Korrekturen der Entgeltabrechnung können Auswirkungen auf bereits übermittelte Angaben haben. Deshalb ist eine Abstimmung zwischen Abrechnung, Meldewesen und interner Dokumentation erforderlich.
Checklist
- Leistungsfall und zuständigen Leistungsträger prüfen
- Maßgeblichen Abrechnungszeitraum feststellen
- Entgelt- und Beschäftigungsdaten abgleichen
- Nachträgliche Abrechnungskorrekturen berücksichtigen
- Elektronischen Datensatz vollständig prüfen
- Bescheinigung gesichert und verschlüsselt übermitteln
- Rückmeldungen des Leistungsträgers bearbeiten
- Übermittlung nachvollziehbar dokumentieren
FAQ
Was ist eine Entgeltbescheinigung für Entgeltersatzleistungen?
Sie enthält Angaben über das Beschäftigungsverhältnis und das Arbeitsentgelt, die ein Leistungsträger zur Gewährung oder Berechnung einer Entgeltersatzleistung benötigt.
Für welche Leistungen wird das EEL-Verfahren verwendet?
Das Verfahren betrifft insbesondere Krankengeld, Verletztengeld, Übergangsgeld, Pflegeunterstützungsgeld und Mutterschaftsgeld.
Ist diese Entgeltbescheinigung mit der Lohnabrechnung identisch?
Nein. Die hier behandelte Bescheinigung wird für einen konkreten Leistungsfall an einen Leistungsträger übermittelt. Die regelmäßige Entgeltabrechnung richtet sich dagegen an die beschäftigte Person. Der Begriff Entgeltbescheinigung wird allerdings auch für die Abrechnung nach § 108 GewO und der Entgeltbescheinigungsverordnung verwendet.
Gehört Elterngeld zum EEL-Verfahren nach § 107 SGB IV?
Nein. Für die Abfrage und Übermittlung von Entgeltbescheinigungsdaten für Elterngeld besteht ein gesondertes elektronisches Verfahren nach § 108a SGB IV.
Wer übermittelt die erforderlichen Angaben?
Der Arbeitgeber übermittelt die erforderliche Bescheinigung grundsätzlich elektronisch an den zuständigen Leistungsträger.
Conclusion
Die in diesem Beitrag behandelte Entgeltbescheinigung stellt dem zuständigen Leistungsträger die erforderlichen Beschäftigungs- und Entgeltdaten für eine Entgeltersatzleistung zur Verfügung. Die Übermittlung erfolgt grundsätzlich elektronisch über das EEL-Verfahren. Davon zu unterscheiden sind die Entgeltbescheinigung zur Abrechnung des Arbeitsentgelts und das gesonderte Verfahren für Elterngeld.
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