How to organise payroll accounting in the gastronomy and hotel industry safely and efficiently, despite staff shortages, flexible shift models and many special regulations.
Introduction: Regaining structure after the crisis years
The past few years have been a severe test for the gastronomy and hotel industry. Closures, access restrictions, short-notice changes in regulations, and uncertainty among guests have pushed many businesses to their limits. At the same time, the competition for qualified employees has become tougher. Anyone who wants to retain good teams needs accurate and error-free payroll at all times.
Payroll accounting in the catering and hospitality sectors is challenging. The mix of mini-jobs, part-time, full-time, temporary and seasonal staff raises many detailed questions. Added to this are immediate reporting requirements, documentation obligations, the minimum wage, collective agreements and supplements for night work, Sunday work and work on public holidays. If you don’t establish robust processes here, you’ll quickly lose track of things in day-to-day operations.
In this article, you will receive a comprehensive yet well-structured overview. The focus is on practical challenges and concrete solutions. You will learn:
- What types of employment are typical in the catering and hotel industry, and what are the consequences for payroll accounting,
- What must be on a clean master data sheet,
- why instant reports are so critical,
- how minimum wage, collective agreements and bonus regulations interact,
- how to ensure that notifications and deadlines are met,
- and how the BAS* can noticeably relieve you of all these issues.
The aim is that, as the owner or manager of a catering or hotel business, once you have read this, you will know exactly where to start and which tasks you can delegate with confidence.
Foundations: Employment Types, Master Data, Minimum Wage
Before you optimise processes, the fundamentals need to be in place. In payroll accounting for catering and hotel businesses, three topics are crucial: type of employment, master data, and minimum wage.
Types of employment at a glance
In many companies, different groups of staff work side by side: those in mini-jobs, staff in transitional employment, traditional part-time staff, full-time staff and short-term employees. Different rules apply to each group in terms of tax and social security.
- Side job with a standard income limit of 556 euros per month from 2025.
- Transition zone with fees ranging from 556.01 to 2,000 Euros per month.
- Full-time employment from €2,000 with full contributions.
- Short-term employment with a time limit and special rules.
Without clear categorisation, disputes will arise later on if boundaries are crossed or the wrong notifications are selected.
The master data sheet as a guiding principle
An up-to-date master data sheet is the backbone of your payroll accounting. It contains all the details relating to an individual, from their address and tax identification number, through to their bank details, pay scale group, shift pattern and entitlement to allowances.
Particularly important in the catering and hotel industries are:
- Information on further employment,
- Details on mini-jobs or the transitional employment zone,
- Decision on compulsory pension insurance or exemption for mini-jobs,
- Note regarding immediate reporting, including date and time,
- Membership of a collective bargaining agreement, if applicable.
Minimum wage and documentation obligation
As of 1 January 2025, the statutory minimum wage is €12.82 per hour. This generally also applies to minijobs. In many catering and hotel establishments, there are additional collective or voluntary agreements that are above the minimum wage. It is important that all hours actually worked are documented so that compliance with the minimum wage can be proven.
Minimum wage threshold 2025
556 €
regular monthly salary
Transition zone
€556.01–2,000
Midijobs
Mindestlohn 2025
12,82 €
pro Arbeitsstunde
Law: Immediate reports, collective agreements, surcharges
Rechtliche Vorgaben sind der Rahmen, in dem Sie Lohnbuchhaltung sicher organisieren. In der Gastronomie und Hotellerie sind vor allem Sofortmeldungen, Arbeitszeitgesetz, Mindestlohn, Tarifverträge und Zuschlagsregelungen entscheidend.
Sofortmeldungen im Gastgewerbe
Das Gaststätten und Beherbergungsgewerbe gehört zu den Branchen mit Sofortmeldepflicht. Für jede neue Person im Betrieb muss zusätzlich zur regulären Anmeldung eine Sofortmeldung abgegeben werden, spätestens vor Beginn der ersten Schicht. Das betrifft auch Minijobber, Aushilfen und kurzfristig Beschäftigte.
In der Sofortmeldung werden neben den Personendaten insbesondere Sozialversicherungsnummer, Betriebsnummer und Beginn der Beschäftigung übermittelt. Fehler oder verspätete Sofortmeldungen gehören zu den häufigsten Beanstandungen der FKS und können bei Betriebsprüfungen im Gastgewerbe zu Bußgeldern und Nachberechnungen führen.
Praktisch sieht ein sicherer Ablauf genauso aus. Der neue Mitarbeiter füllt den Personalfragebogen vollständig aus, inklusive Entscheidung zur Rentenversicherung im Minijob und unterschriebenem Rentenbefreiungsantrag, falls gewünscht. Diese Unterlagen werden an die BAS* übermittelt. Die BAS* legt den Mitarbeiter an, erstellt die Sofortmeldung fristgerecht, dokumentiert Datum und Uhrzeit und bestätigt Ihnen, dass der Einsatz freigegeben ist.
Tarifverträge in Hotellerie und Gastronomie
In vielen Regionen gelten Tarifverträge zwischen DEHOGA und der Gewerkschaft NGG. Diese regeln Löhne, Entgeltgruppen, Zuschläge, Arbeitszeitmodelle und Urlaubsansprüche. Für tarifgebundene Betriebe ist der Tarifvertrag verbindlich. Andere Betriebe orientieren sich häufig freiwillig daran, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Entscheidend ist, dass Sie klar dokumentieren, ob und welcher Tarifvertrag gilt und welche Entgeltgruppe für welche Position angewendet wird. Diese Information gehört in das Stammdatenblatt und muss in der Lohnabrechnung korrekt abgebildet werden.
Zuschläge und steuerliche Begünstigung
Nacht, Sonn und Feiertagsarbeit sind in der Gastronomie und Hotellerie die Regel. Steuerlich können Zuschläge in bestimmten Grenzen begünstigt oder steuerfrei sein, wenn sie zusätzlich zum Grundlohn gezahlt werden und die geleisteten Stunden exakt dokumentiert sind.
| Zuschlag | Typische Zeitspanne | Maximal steuerbegünstigt | Praxisrelevanz in der Gastronomie |
|---|---|---|---|
| Nachtzuschlag | 20:00 bis 6:00 Uhr | bis 25 Prozent des Grundlohns | Barbetrieb, Spätschicht im Restaurant, Veranstaltungen |
| Erhöhter Nachtzuschlag | 0:00 bis 4:00 Uhr bei bestimmter Schichtlage | bis 40 Prozent des Grundlohns | Clubbetrieb, durchgehende Nachtöffnung |
| Sonntagszuschlag | Sonntag 0:00 bis 24:00 Uhr | bis 50 Prozent des Grundlohns | Brunch, Cafébetrieb, Sonntagsservice |
| Feiertagszuschlag | gesetzliche Feiertage | bis zu 125 oder 150 Prozent des Grundlohns | Weihnachten, Silvester, besondere Feiertage |
Hinweis: Die dargestellten Zuschläge und Steuerbefreiungen gelten nach aktueller Rechtslage (Stand 2025). Je nach Tarifvertrag, Bundesland oder Stundenlohn können abweichende Regeln gelten. Bitte individuell prüfen.
What if. Typical problem cases from practice
Minijobgrenze und Übergangsbereich
Gerade in der Saison rutschen Minijobber schnell über die Verdienstgrenze. Ein paar zusätzliche Schichten im Biergarten, kurzfristige Vertretungen und schon liegt das Monatsentgelt über 556 Euro. Entscheidend ist, ob dies eine echte Ausnahme bleibt oder ob sich ein regelmäßig höheres Entgeltniveau abzeichnet.
Wird die Grenze dauerhaft überschritten, liegt in der Regel kein Minijob mehr vor. Die Beschäftigung ist neu zu bewerten, meist als Midijob im Übergangsbereich. Eine saubere Dokumentation und laufende Kontrolle sind hier unverzichtbar.
Sofortmeldung vergessen oder fehlerhaft
In der Realität beginnt manchmal jemand spontan, obwohl Unterlagen und Sofortmeldung noch nicht vollständig sind. Rechtlich ist das eine heikle Situation. Wird eine Sofortmeldung ganz vergessen oder mit falschen Daten abgegeben, drohen Bußgelder und Diskussionen bei Prüfungen.
Wichtig ist, Unterlagen vollständig zu sammeln und rechtzeitig an die BAS* zu übermitteln. Die BAS* erstellt die Sofortmeldung, korrigiert bei Bedarf fehlerhafte Meldungen und dokumentiert alle Schritte.
Freiwillige Befreiung von der Rentenversicherung im Minijob
Minijobber können sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. In der Praxis liegt der Fokus allerdings oft auf Stunden und Einsatzplanung, weniger auf sozialversicherungsrechtlichen Details. Wird der Antrag auf Befreiung nicht sauber dokumentiert, entstehen Unklarheiten, wie die Lohnabrechnung rückwirkend zu behandeln ist.
Ein klar strukturierter Ablauf stellt sicher, dass der Antrag unterschrieben vorliegt, im Stammdatenblatt vermerkt ist und im Lohnsystem entsprechend hinterlegt wird. Genau an dieser Schnittstelle übernimmt die BAS*, sobald der vollständig ausgefüllte Fragebogen bei ihr vorliegt.
Trinkgelder, Bedienungsgeld und Sachbezüge
Trinkgelder, die freiwillig vom Gast gezahlt und direkt an den Service weitergegeben werden, können unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sein. Anders ist es bei Bedienungsgeld auf der Rechnung oder bei zentral gesammelten Trinkgeldern, die nach Schlüssel verteilt werden. Gleiches gilt für Mitarbeiteressen, Personalrabatt und kostenlose Getränke.
Ohne klare Regelungen ist kaum zu erkennen, welche Zahlungen steuerfrei bleiben und welche in der Lohnabrechnung auftauchen müssen. Eine schriftliche Trinkgeld und Sachbezugsrichtlinie hilft, diese Fragen im Alltag schnell zu beantworten.
Praxis: Checklist for restaurateurs and hoteliers
Die folgende Checkliste können Sie als Grundlage für Ihre eigenen Abläufe verwenden. Sie deckt die wichtigsten Aufgaben rund um Lohnbuchhaltung in der Gastronomie & Hotellerie ab.
Checkliste Onboarding neuer Mitarbeiter
- Personalstammdatenblatt vollständig ausfüllen lassen.
- Ausweisdokument prüfen und Kopie gemäß interner Richtlinie ablegen.
- Angaben zu weiteren Beschäftigungen aufnehmen.
- Beschäftigungsart festlegen und dokumentieren.
- Bei Minijob Rentenversicherungspflicht besprechen und Entscheidung dokumentieren.
- Rentenbefreiungsantrag bei Wunsch des Mitarbeiters unterschreiben lassen und beifügen.
- Vollständigen Personalfragebogen und Unterlagen digital an die BAS* übermitteln.
- Freigabe der BAS* abwarten. Die BAS* erstellt die Sofortmeldung und bestätigt, dass der Dienst angetreten werden kann.
Checkliste laufender Monat
- Dienstpläne erstellen und rechtzeitig kommunizieren.
- Zeiterfassung täglich kontrollieren und Freigaben erteilen.
- Besondere Schichten (Nacht, Sonntag, Feiertag) im System kennzeichnen.
- Änderungen bei Arbeitszeit, Entgelt oder Funktion an die BAS* melden.
- Die BAS* prüft Minijobgrenzen und Übergangsbereich automatisch anhand der Auswertungen.
Checkliste vor der Lohnabrechnung
- Zeiterfassungsdaten für den Monat schließen und exportieren.
- Unklarheiten oder Sonderfälle kurz dokumentieren.
- Daten an die BAS* übertragen oder Schnittstelle prüfen.
- Rückfragen der BAS* zeitnah beantworten.
- Lohnläufe und Auswertungen prüfen und intern freigeben.
Practical solutions approaches
In der Praxis haben sich einige Schritte bewährt, um Lohnbuchhaltung in der Gastronomie & Hotellerie dauerhaft sicher aufzustellen. Sie lassen sich an kleine Restaurants ebenso anpassen wie an große Betriebe mit mehreren Standorten.
-
Ist Analyse und Risikobewertung
Sammeln Sie alle relevanten Unterlagen. Arbeitsverträge, Stammdatenblätter, Dienstpläne, Zeiterfassungen, bisherige Lohnabrechnungen, interne Regelungen. Identifizieren Sie gemeinsam mit der BAS* Bereiche mit erhöhtem Risiko. Zum Beispiel Sofortmeldungen, Minijobs, Zuschläge, Trinkgeld. -
Regelwerk und Standards definieren
Entwickeln Sie ein einheitliches Regelwerk. Welche Schichten gibt es. Welche Zuschläge werden gezahlt. Wie wird Trinkgeld behandelt. Wie werden Mitarbeiteressen und Personalrabatte angesetzt. Dieses Regelwerk sollte schriftlich fixiert und allen Führungskräften zugänglich sein. -
Digitale Werkzeuge auswählen und verknüpfen
Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Zeiterfassung und Ihr Dienstplansystem noch zu Ihren Zielen passen. Wichtig sind einfache Bedienung, mobile Nutzung, klare Auswertungen und ein sauberer Export. Die BAS* stimmt Schnittstellen ab, damit Daten möglichst ohne Medienbruch in die Lohnbuchhaltung fließen. -
Stammdaten und Prozesse migrieren
Überführen Sie bestehende Stammdatenblätter in eine strukturierte digitale Form. Bereinigen Sie veraltete oder unvollständige Informationen. Legen Sie dabei fest, wer im Betrieb welche Angaben pflegt und wie Änderungen an die BAS* gemeldet werden. -
Pilotphase und Feinschliff
Starten Sie mit einem Standort oder einem Teilbereich und testen Sie die neuen Abläufe in einer Pilotphase. Rückfragen, Sonderfälle und technische Feinheiten werden in dieser Phase bewusst gesammelt und ausgewertet. -
Rollout und regelmäßige Abstimmung
Nach der Pilotphase werden die neuen Prozesse auf den gesamten Betrieb übertragen. Regelmäßige Abstimmungstermine mit der BAS* sorgen dafür, dass Sie auf dem Laufenden bleiben und rechtzeitig auf Änderungen reagieren.
Mistakes that catering and hotel businesses should avoid
Wenn es in der Küche brennt, rutscht Lohnbuchhaltung schnell ans Ende der Prioritätenliste. Einige Fehler haben sich jedoch als besonders kritisch erwiesen.
-
Sofortmeldungen nebenbei erledigen
Werden neue Mitarbeiter ohne Sofortmeldung eingesetzt oder Meldungen erst nachträglich abgegeben, drohen Bußgelder. Eine klare Regel, dass der Personalbogen zuerst vollständig an die BAS* geht und die BAS* die Freigabe erteilt, schützt vor diesem Risiko. -
Stammdaten nur halb ausfüllen
Fehlende Steuer Identifikationsnummern, Sozialversicherungsnummern oder Angaben zur Rentenversicherung im Minijob führen zu Rückfragen und Verzögerungen. Vollständige Stammdatenblätter sind Pflicht. -
Zuschläge pauschal statt zeitgenau
Wer pauschale Nacht oder Sonntagszuschläge zahlt, ohne die zugrunde liegenden Zeiten zu dokumentieren, riskiert die steuerliche Anerkennung. Besser ist eine Kombination aus klarer Schichtdefinition und digitaler Zeiterfassung. -
Excel als Dauerlösung für Lohnabrechnungen
Tabellenkalkulationen sind für Auswertungen hilfreich, als zentrales Lohnwerkzeug aber riskant. Gesetzesänderungen, neue Grenzwerte und Tarifänderungen lassen sich so kaum sauber abbilden. -
Keine regelmäßige Abstimmung mit Steuerberatung
Lohnbuchhaltung und Steuerberatung sollten eng verzahnt sein. Wer hier nur sporadisch kommuniziert, riskiert, dass Gestaltungsspielräume nicht genutzt oder Risiken zu spät erkannt werden.
The solution with the BAS*
Die BAS* ist auf digitale Lohn und Finanzbuchhaltung spezialisiert. Für Gastronomie- und Hotelbetriebe bedeutet das, dass alle relevanten Prozesse strukturiert, digital und nachvollziehbar ablaufen. Sie liefern Daten, die BAS* übernimmt Vorbereitung, Abrechnung und Dokumentation.
Was die BAS* konkret übernimmt
- Anlage und Pflege digitaler Personalstammdaten,
- Verarbeitung von Dienstplänen und Zeiterfassungsdaten,
- Erstellung der Lohnabrechnungen mit allen Zuschlägen,
- Übernahme von Sofortmeldungen, sobald vollständige Unterlagen vorliegen,
- laufende Meldungen an Sozialversicherungsträger,
- Vorbereitung von Unterlagen für die Steuerberatung,
- Auswertungen zu Personalkosten nach Standort, Bereich oder Schicht.
Wie Sie davon profitieren
- deutlich weniger Zeitaufwand für administrative Aufgaben,
- mehr Sicherheit bei Prüfungen und in der täglichen Praxis,
- einheitliche Standards für alle Standorte,
- klare Basis für Gespräche mit Banken, Vermietern oder Investoren,
- enge Zusammenarbeit mit der Quint GmbH als Steuerberatung,
- White Label Service für Steuerberater, die Lohn und Finanzbuchhaltung auslagern möchten.
Die BAS* verbindet Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung in einem digitalen Gesamtkonzept. Wenn Sie möchten, kann die BAS* neben der Lohnabrechnung auch Ihre Finanzbuchhaltung übernehmen. Details dazu finden Sie im Beitrag Finanzbuchhaltung auslagern in der Praxis. So entsteht ein durchgängiger Zahlenfluss von Kasse, Warenwirtschaft bis zur Auswertung.
Lohnbuchhaltung in der Gastronomie & Hotellerie strukturiert aufstellen
Wenn Sie Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung und Steuerberatung enger verzahnen möchten, lohnt sich ein Blick auf die Arbeitsweise der BAS*. Gerne zeigt Ihnen die BAS*, wie ein digitaler Prozess für Ihren Betrieb aussehen kann.
FAQs on Payroll Accounting in the Gastronomy & Hotel Industry
How often should I keep an eye on the mini-job limit
At least once a month, you should check that the mini-job limits are still being adhered to. Additional interim checks are advisable during peak seasons or with frequent shift changes. Digital systems and the BAS* can issue warning alerts if limits are likely to be exceeded.
Does the immediate reporting requirement apply to all employees in the catering industry?
The immediate notification requirement applies to the catering and hospitality industry, hotels, and guesthouses. It also includes mini-jobbers, temporary staff, and seasonal workers. Every person must be registered before their first engagement, regardless of the extent of their work.
How do I deal with exemption from pension insurance in a mini-job
The decision regarding pension insurance should always be made in writing and recorded in the master data sheet. It is important that the signed pension exemption application is sent to the BAS* along with the personnel form. The BAS* then technically records the decision correctly in the payroll system.
Do I need digital time tracking or will a paper list suffice?
Legally, reliable working time recording is crucial. In practice, however, paper lists are prone to errors and difficult to evaluate. Digital solutions simplify compliance with minimum wage and Working Time Act regulations and enable automated transfer to payroll accounting.
How do BAS and tax advice complement each other
Die BAS* übernimmt die operative Lohn und Finanzbuchhaltung und liefert geprüfte Daten. Ihre Steuerberatung oder unser Partner die Quint GmbH Steuerberatung & Wirtschaftsprüfung kümmert sich um steuerliche Gestaltung, Jahresabschlüsse und rechtliche Fragen. So entsteht eine klare Aufgabenteilung mit kurzen Wegen.
Where can I find more information on digitising financial accounting?
Wenn Sie neben der Lohnbuchhaltung auch Ihre Finanzbuchhaltung digitalisieren möchten, empfiehlt sich ein Blick in den Beitrag Finanzbuchhaltung auslagern in der Praxis. Weitere wertfolle Tipps wie z.B. über die Verfahrendokumentatio nach GoBD, Jahresabschluss vorbereiten oder digitale Buchhaltung und viele mehr, finden Sie auch in unserem Ratgeber.
Conclusion
Lohnbuchhaltung in der Gastronomie & Hotellerie gehört zu den Themen, die selten die erste Priorität haben und trotzdem geschäftsentscheidend sind. Sie beeinflusst die Zufriedenheit der Mitarbeiter, die Höhe der Personalkosten und das Risiko bei Prüfungen. Mit den richtigen Strukturen lässt sich dieser Bereich dauerhaft stabil organisieren.
Die Kombination aus klaren Regeln, digitaler Zeiterfassung, vollständigen Stammdaten und einem spezialisierten Partner wie der BAS* hilft, die Herausforderungen des Alltags zu meistern. So wird aus einem potenziellen Risikofeld ein verlässlicher Prozess, der Ihren Betrieb stärkt.
Wenn Sie den nächsten Schritt gehen möchten, lohnt sich ein Blick auf die Möglichkeiten digitaler Finanzbuchhaltung. Zusammen mit einer modernen Lohnbuchhaltung entsteht ein Gesamtbild, das Ihren Betrieb durch die nächsten Jahre trägt.
