Mahnwesen bezeichnet die systematische Bearbeitung fälliger, noch nicht beglichener Forderungen gegenüber Kunden. Es umfasst insbesondere die Überwachung des Zahlungsstatus sowie die Bearbeitung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
Was ist Mahnwesen?
Das Mahnwesen setzt bei offenen Kundenforderungen an, deren Fälligkeit erreicht ist und die noch nicht vollständig bezahlt wurden.
Grundlage dafür sind insbesondere Informationen über Rechnungsbeträge, Fälligkeiten und bereits eingegangene Zahlungen. Diese Informationen können beispielsweise aus der Debitorenbuchhaltung stammen.
Fälligkeit und Verzug – was ist der Unterschied?
Eine offene Forderung ist nicht automatisch fällig. Ebenso bedeutet eine fällige und noch nicht bezahlte Forderung nicht in jedem Fall, dass sich der Schuldner bereits im rechtlichen Verzug befindet.
Nach § 286 BGB tritt Verzug grundsätzlich ein, wenn der Schuldner nach Eintritt der Fälligkeit auf eine Mahnung nicht leistet. In gesetzlich bestimmten Fällen kann Verzug jedoch auch ohne vorherige Mahnung eintreten.
Kurz gesagt: „Offen“, „fällig“ und „im Verzug“ beschreiben unterschiedliche Zustände einer Forderung.
Mahnwesen und Forderungsmanagement – was ist der Unterschied?
Das Forderungsmanagement umfasst die übergeordnete Überwachung und Steuerung des Forderungsbestands. Dabei werden auch Forderungen betrachtet, deren Zahlungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Das Mahnwesen ist dagegen ein engerer Teilbereich und betrifft insbesondere die weitere Bearbeitung fälliger, noch nicht beglichener Forderungen.
Kurz gesagt: Das Forderungsmanagement betrachtet den gesamten Forderungsbestand – das Mahnwesen konzentriert sich auf die Bearbeitung fälliger, noch offener Kundenforderungen.
Welche Rolle spielen offene Posten (OPOS)?
Offene Posten (OPOS) sind noch nicht vollständig ausgeglichene Forderungen oder Verbindlichkeiten innerhalb der Buchführung.
Für das Mahnwesen sind insbesondere offene Kundenforderungen relevant. Angaben zu offenen Posten können zeigen, welche Forderungen noch bestehen und welchen Zahlungsstatus sie haben.
OPOS bezeichnet damit den buchhalterischen Status beziehungsweise die entsprechende Übersicht. Das Mahnwesen beschreibt dagegen die organisatorische Bearbeitung fälliger offener Forderungen.
Was gehört zum Mahnwesen?
Zum Mahnwesen können insbesondere folgende Bereiche gehören:
- Überwachung fälliger Kundenforderungen
- Prüfung des Zahlungsstatus
- Zahlungserinnerungen und Mahnungen
- Dokumentation des jeweiligen Mahnstatus
- Berücksichtigung eingegangener Zahlungen
Die konkrete Ausgestaltung eines Mahnverfahrens kann je nach Unternehmen und Forderung unterschiedlich sein.
