Eine Verfahrensdokumentation beschreibt die organisatorischen und technischen Abläufe eines DV-gestützten Buchführungs- oder Aufzeichnungsverfahrens. Sie soll nachvollziehbar machen, wie steuerlich relevante Daten und Dokumente entstehen, verarbeitet, gespeichert, geschützt und wiedergefunden werden.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation ist ein Bestandteil der Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren.
Nach den GoBD muss für ein relevantes DV-System nachvollziehbar beschrieben sein, wie das eingesetzte Verfahren tatsächlich funktioniert. Die Dokumentation muss so verständlich sein, dass ein sachverständiger Dritter das Verfahren innerhalb angemessener Zeit nachvollziehen und prüfen kann.
Was beschreibt eine Verfahrensdokumentation?
Die Dokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch vorgesehenen Ablauf eines Verfahrens. Dazu kann beispielsweise gehören, wie elektronische Dokumente entstehen oder eingehen, verarbeitet, gespeichert, wiedergefunden, vor Verlust oder Veränderung geschützt und reproduziert werden.
Nach den GoBD besteht eine Verfahrensdokumentation in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.
Muss eine Verfahrensdokumentation aktuell gehalten werden?
Das dokumentierte Verfahren muss mit dem tatsächlich eingesetzten Verfahren übereinstimmen. Änderungen an Systemen oder Verfahren müssen deshalb historisch nachvollziehbar bleiben.
Die GoBD sehen hierfür insbesondere eine Versionierung beziehungsweise eine nachvollziehbare Änderungshistorie vor. Die Dokumentation muss außerdem für den erforderlichen Aufbewahrungszeitraum erhalten bleiben, soweit sie zum Verständnis der betreffenden Unterlagen erforderlich ist.
Verfahrensdokumentation und IKS – was ist der Unterschied?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt das eingesetzte Verfahren und macht dessen organisatorischen und technischen Ablauf nachvollziehbar.
Ein Internes Kontrollsystem (IKS) umfasst dagegen die eingerichteten Kontrollen, mit denen die Einhaltung festgelegter Abläufe und Anforderungen sichergestellt beziehungsweise überwacht werden soll. Kontrollmaßnahmen können innerhalb der Verfahrensdokumentation beschrieben werden, beide Begriffe sind jedoch nicht gleichbedeutend.
Welche rechtliche Grundlage hat die Verfahrensdokumentation?
Die Anforderungen stehen im Zusammenhang mit den gesetzlichen Ordnungsvorschriften für Buchführung und Aufzeichnungen, insbesondere den §§ 145 ff. AO und den entsprechenden handelsrechtlichen Vorschriften.
Die GoBD konkretisieren die Verwaltungsauffassung zu diesen Anforderungen für elektronische Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren. Sie verlangen insbesondere die nachvollziehbare und nachprüfbare Dokumentation der eingesetzten Verfahren.
Wichtig: Eine fehlende oder unzureichende Verfahrensdokumentation führt nach den GoBD nicht automatisch zur Verwerfung einer Buchführung. Entscheidend ist insbesondere, ob dadurch die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt wird.
