GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie konkretisieren Anforderungen der Finanzverwaltung an steuerlich relevante Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsverfahren, insbesondere beim Einsatz elektronischer Systeme.
Was sind die GoBD?
Die GoBD sind Verwaltungsanweisungen des Bundesministeriums der Finanzen. Sie erläutern, welche Anforderungen bei der Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen sowie beim Einsatz von Datenverarbeitungssystemen aus Sicht der Finanzverwaltung zu beachten sind.
Sie beruhen auf gesetzlichen Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorschriften, insbesondere der Abgabenordnung (AO) und des Handelsgesetzbuchs (HGB), sind jedoch selbst kein eigenständiges Gesetz.
Welche Grundsätze gehören zu den GoBD?
Zu den wesentlichen Anforderungen an ordnungsmäßige Bücher und Aufzeichnungen gehören insbesondere:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Vollständigkeit
- Richtigkeit
- zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
- Ordnung
- Unveränderbarkeit
Diese Anforderungen sollen gewährleisten, dass Geschäftsvorfälle und deren Verarbeitung auch später nachvollzogen und geprüft werden können.
Wofür sind die GoBD relevant?
Die GoBD sind insbesondere relevant, wenn aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtige Informationen mithilfe elektronischer Systeme erstellt, verarbeitet oder gespeichert werden.
Dazu können beispielsweise elektronische Buchungsdaten, digitale Belege, Rechnungen und andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen gehören.
Bei der elektronischen Aufbewahrung bestehen deshalb enge Verbindungen zur digitalen Archivierung und zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Welche Rolle spielt die Verfahrensdokumentation?
Für die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit muss das eingesetzte Buchführungs- beziehungsweise Aufzeichnungsverfahren verständlich dokumentiert sein.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt dabei insbesondere, wie relevante Daten und Unterlagen entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden und welche Systeme dabei eingesetzt werden.
GoBD und Datenzugriff bei einer Betriebsprüfung
Die GoBD behandeln außerdem den Zugriff der Finanzverwaltung auf aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige elektronische Daten im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung.
Der Datenzugriff ist damit ein weiterer Bestandteil der GoBD, aber von der eigentlichen Betriebsprüfung als Prüfungsverfahren zu unterscheiden.
