GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die GoBD konkretisieren Anforderungen an digitale Buchführung, elektronische Aufzeichnungen, Aufbewahrung und den Datenzugriff im Rahmen steuerlicher Prüfungen.
Grundlagen
Die GoBD betreffen alle steuerlich relevanten Daten und Unterlagen, die elektronisch erzeugt, empfangen, verarbeitet oder aufbewahrt werden. Dazu zählen z. B. digitale Belege, Buchungsdaten, Auswertungen sowie elektronische Rechnungen.
Im Kern geht es darum, dass digitale Unterlagen so geführt werden, dass sie nachvollziehbar, vollständig und prüfbar bleiben und innerhalb der Aufbewahrungsfristen verfügbar sind.
Rechtlicher Rahmen
Die GoBD sind Verwaltungsvorgaben der Finanzverwaltung und stehen im Zusammenhang mit steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten sowie dem Datenzugriff bei Prüfungen. Sie ergänzen die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung für elektronische Verfahren.
Systematische Einordnung
Im Compliance-Cluster sind die GoBD eng verknüpft mit:
- Verfahrensdokumentation
- Internes Kontrollsystem (IKS)
- Aufbewahrungspflichten
- Digitale Archivierung
- Betriebsprüfung
Praktisch wirken die GoBD überall dort, wo Prozesse, Systeme und Schnittstellen die Entstehung und Aufbewahrung von Buchungs- und Belegdaten beeinflussen.
Zentrale Anforderungen
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Geschäftsvorfälle und deren Verarbeitungsschritte müssen verständlich rekonstruierbar sein.
- Vollständigkeit: Alle steuerlich relevanten Daten und Unterlagen müssen vollständig erfasst und aufbewahrt werden.
- Ordnung und Dokumentation: Abläufe, Verantwortlichkeiten, Systeme und Schnittstellen sollten dokumentiert sein (z. B. über die Verfahrensdokumentation).
- Schutz vor unbemerkten Änderungen: Daten müssen so gespeichert werden, dass unzulässige Änderungen erkennbar sind.
- Verfügbarkeit: Unterlagen müssen während der Aufbewahrung fristgerecht vorgelegt werden können.
- Datenzugriff: Bei Prüfungen muss ein gesetzlich zulässiger Datenzugriff auf steuerlich relevante Daten ermöglicht werden.
Praxisnah: GoBD-relevant ist nicht nur die Buchhaltungssoftware, sondern auch die vorgelagerten Prozesse – z. B. digitale Belegverarbeitung oder der Umgang mit E‑Rechnungen.
Typischer Ablauf in der Praxis
- Erfassung steuerlich relevanter Geschäftsvorfälle (Beleg, Rechnung, Zahlung).
- Verarbeitung in Systemen (z. B. Belegworkflow, Buchhaltung, Archiv).
- Kontrolle und Abstimmung (z. B. über definierte Kontrollen im IKS).
- Aufbewahrung in einer strukturierten Ablage bzw. einem Archivsystem (digitale Archivierung).
- Vorlage- und Datenzugriffsfähigkeit für Prüfungszwecke (Betriebsprüfung).
Praxisbezug
Für eine GoBD-konforme Organisation ist entscheidend, dass Prozesse über Systemgrenzen hinweg zusammenpassen. Ein häufiger Fokus liegt auf der lückenlosen Belegkette, klaren Zuständigkeiten und einer nachvollziehbaren Dokumentation der Verarbeitungsschritte.
In der Finanzbuchhaltung unterstützen Auswertungen wie Summen- und Saldenliste (SuSa) oder BWA zwar die Steuerung, ersetzen aber keine dokumentierten Prozesse und Kontrollen.
Typische Fehlerquellen
- Unklare oder fehlende Prozessdokumentation (z. B. fehlende Verfahrensdokumentation).
- Medienbrüche ohne nachvollziehbare Belegkette (Scan, E-Mail, Upload, Archiv).
- Unstrukturierte Ablage oder fehlende Regelungen zur Aufbewahrung (Aufbewahrungspflichten).
- Änderungen an Daten ohne Protokollierung oder ohne erkennbare Historie.
- Fehlende oder ungeklärte Zuständigkeiten für Kontrollen (IKS).
FAQ
Gelten die GoBD nur für große Unternehmen?
Nein. GoBD-relevant ist grundsätzlich jede Organisation, die steuerlich relevante Unterlagen elektronisch verarbeitet oder aufbewahrt. Umfang und Ausgestaltung sollten zur Unternehmensgröße und Prozesskomplexität passen.
Reicht es, Belege als PDF zu speichern?
Entscheidend ist, dass steuerlich relevante Informationen vollständig aufbewahrt und im Prüfungsfall verfügbar sind. Bei bestimmten elektronischen Dokumenten kann zusätzlich ein strukturierter Datenteil existieren, der ebenfalls aufzubewahren ist.
Was ist die wichtigste Maßnahme für den Einstieg?
Eine klare Prozessbeschreibung (Verfahrensdokumentation) und definierte Kontrollen (IKS) sind typische Startpunkte, um Nachvollziehbarkeit, Zuständigkeiten und Aufbewahrung systematisch abzusichern.
Fazit
Die GoBD sind der zentrale Rahmen für digitale Ordnungsmäßigkeit im Rechnungswesen. Sie verlangen nachvollziehbare Prozesse, vollständige und prüfbare Aufzeichnungen, ordnungsgemäße Aufbewahrung sowie die Möglichkeit zum zulässigen Datenzugriff im Prüfungsfall.
Die Brasser Accounting Solutions GmbH ist ein spezialisierter Buchhaltungsdienstleister und Teil einer Unternehmensgruppe mit der Quint GmbH (Steuerberatung/Wirtschaftsprüfung) und der Service Place Årjäng AB (Schwedisches Steuerbüro). Die BAS übernimmt ausschließlich Leistungen nach § 6 Nr. 3 und 4 StBerG und keine Steuer- oder Rechtsberatung.
