Aufbewahrungsfristen bestimmen, wie lange Unternehmen bestimmte Geschäfts- und Buchführungsunterlagen aufbewahren müssen. Grundsätzlich gelten je nach Dokumentart Fristen von zehn, acht oder sechs Jahren.
Was sind Aufbewahrungsfristen?
Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich festgelegte Zeiträume, innerhalb derer bestimmte geschäftliche und steuerlich relevante Unterlagen verfügbar bleiben müssen.
Die maßgeblichen Regelungen ergeben sich insbesondere aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Welche Frist gilt, hängt von der jeweiligen Art der Unterlage ab.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
Für Unternehmen gelten grundsätzlich folgende Aufbewahrungszeiträume:
- Zehn Jahre: insbesondere Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und bestimmte zu ihrem Verständnis erforderliche Organisationsunterlagen.
- Acht Jahre: Buchungsbelege, zu denen regelmäßig auch Eingangs- und Ausgangsrechnungen gehören.
- Sechs Jahre: insbesondere empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sowie bestimmte sonstige steuerlich relevante Unterlagen.
Für einzelne Unternehmen, Unterlagen oder besondere Sachverhalte können abweichende beziehungsweise längere Aufbewahrungspflichten gelten.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das für die jeweilige Unterlage maßgebliche Ereignis eingetreten ist.
Bei einem Buchungsbeleg ist beispielsweise das Kalenderjahr maßgeblich, in dem der Beleg entstanden ist. Bei Jahresabschlüssen kommt es auf das Jahr ihrer Feststellung beziehungsweise Aufstellung an.
Eine Frist kann über den regulären Zeitraum hinaus fortbestehen, wenn die Unterlagen weiterhin für steuerliche Zwecke von Bedeutung sind.
Gelten Aufbewahrungsfristen auch für digitale Unterlagen?
Ja. Aufbewahrungspflichten gelten grundsätzlich auch für elektronisch geführte oder empfangene Unterlagen. Während der jeweiligen Aufbewahrungsdauer müssen die gesetzlichen Anforderungen an Verfügbarkeit und Lesbarkeit eingehalten werden.
Weitergehende Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung werden unter anderem im Zusammenhang mit den GoBD und der digitalen Archivierung relevant.
