Ein Internes Kontrollsystem (IKS) umfasst unternehmensinterne Regeln, Verfahren und Kontrollen, die dazu dienen, Risiken in Geschäftsprozessen zu begrenzen und eine ordnungsgemäße sowie nachvollziehbare Verarbeitung zu unterstützen. Im Rechnungswesen betrifft dies insbesondere Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Datenverarbeitungsprozesse.
Was ist ein Internes Kontrollsystem (IKS)?
Ein IKS legt fest, welche Kontrollen innerhalb bestimmter Prozesse vorgesehen sind und wie Verantwortlichkeiten, Zugriffsrechte und Prüfungen organisiert werden.
Der Begriff ist nicht auf die Buchführung beschränkt. Im Rechnungswesen dient ein IKS jedoch insbesondere dazu, die ordnungsgemäße Erfassung und Verarbeitung von Geschäftsvorfällen sowie die Nachvollziehbarkeit von Daten und Änderungen zu unterstützen.
Welche Kontrollen gehören zu einem IKS?
Im Zusammenhang mit elektronischen Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren können beispielsweise folgende Kontrollen relevant sein:
- Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen
- Funktionstrennungen
- Erfassungs- und Plausibilitätskontrollen
- Abstimmungs- und Verarbeitungskontrollen
- Schutzmaßnahmen gegen unbeabsichtigte oder unzulässige Veränderungen von Daten und Dokumenten
Welche Kontrollen erforderlich und angemessen sind, hängt von den jeweiligen Prozessen, der Organisationsstruktur und den eingesetzten Systemen ab.
Wie hängen IKS und GoBD zusammen?
Die GoBD behandeln das Interne Kontrollsystem ausdrücklich im Zusammenhang mit der Einhaltung der Ordnungsvorschriften für Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren.
Danach sind entsprechende Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. Die konkrete Ausgestaltung richtet sich unter anderem nach der Komplexität der Geschäftstätigkeit, der Organisationsstruktur und dem eingesetzten Datenverarbeitungssystem.
IKS und Verfahrensdokumentation – was ist der Unterschied?
Das IKS bezeichnet die vorgesehenen Kontrollen und Kontrollmechanismen. Die Verfahrensdokumentation beschreibt dagegen das eingesetzte Verfahren und dokumentiert unter anderem Prozesse, Systeme und organisatorische Rahmenbedingungen.
Beide Bereiche stehen deshalb in engem Zusammenhang, erfüllen aber unterschiedliche Funktionen.
Ist ein Internes Kontrollsystem gesetzlich vorgeschrieben?
Ob und in welchem Umfang gesetzliche Anforderungen an ein Internes Kontrollsystem bestehen, hängt vom jeweiligen Unternehmen und Rechtsbereich ab.
Für steuerlich relevante Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren verlangen die GoBD Kontrollen zur Einhaltung der Ordnungsvorschriften. Für bestimmte Unternehmen bestehen darüber hinaus besondere gesetzliche Anforderungen an ein Internes Kontrollsystem.
Es gibt daher keine für sämtliche Unternehmen identische Ausgestaltung eines IKS.
