Ein Kassenbuch ist die fortlaufende Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben einer betrieblichen Bargeldkasse. Es dokumentiert die einzelnen Bargeldbewegungen und macht nachvollziehbar, wie sich der jeweilige Kassenbestand entwickelt.
Was ist ein Kassenbuch?
In einem Kassenbuch werden Bargeldbewegungen einer betrieblichen Kasse erfasst. Dazu können insbesondere Bareinnahmen, Barausgaben sowie betriebliche Einlagen und Entnahmen gehören.
Das Kassenbuch dient damit der geordneten Dokumentation der Bargeldvorgänge und ermöglicht es, die Entwicklung des Kassenbestands anhand der aufgezeichneten Vorgänge nachzuvollziehen.
Welche Angaben enthält ein Kassenbuch?
Ein Kassenbucheintrag enthält typischerweise Angaben, mit denen sich die jeweilige Bargeldbewegung nachvollziehen lässt. Dazu gehören beispielsweise:
- Datum des Geschäftsvorfalls
- Art beziehungsweise Beschreibung des Vorgangs
- Betrag der Einnahme oder Ausgabe
- Bezug zum zugehörigen Beleg
- der sich daraus ergebende Kassenbestand
Was bedeutet Kassenbestand?
Der Kassenbestand bezeichnet den vorhandenen Bargeldbestand einer betrieblichen Kasse. Durch Einzahlungen und Auszahlungen verändert sich dieser Bestand fortlaufend.
Die Aufzeichnungen sollen nachvollziehbar erkennen lassen, wie sich der ausgewiesene Kassenbestand aus den einzelnen Bargeldbewegungen ergibt.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Buchführungspflichtige Steuerpflichtige müssen Bargeldbewegungen in einem Kassenbuch beziehungsweise in einer hierfür zulässigen Form dokumentieren. Nach § 146 AO sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben grundsätzlich täglich festzuhalten.
Ob im Einzelfall ein formelles Kassenbuch erforderlich ist und welche Aufzeichnungsform zulässig ist, hängt von den jeweiligen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten sowie von der Art der Kassenführung ab.
Kassenbuch und Registrierkasse – was ist der Unterschied?
Ein Kassenbuch bezeichnet die Aufzeichnung der Bargeldbewegungen. Eine Registrierkasse beziehungsweise ein elektronisches Kassensystem ist dagegen ein technisches System zur Erfassung von Geschäftsvorfällen.
Auch eine offene Ladenkasse ist nicht mit dem Kassenbuch gleichzusetzen. Für die verschiedenen Formen der Kassenführung gelten jeweils die entsprechenden Aufzeichnungsanforderungen.
Kassenbuch und Bankbuchungen – was ist der Unterschied?
Das Kassenbuch dokumentiert Bargeldbewegungen. Bankbuchungen beziehen sich dagegen auf Geschäftsvorfälle und Bewegungen auf Bankkonten.
Beide Bereiche betreffen unterschiedliche Zahlungsmittel, können aber Bestandteil der laufenden buchhalterischen Erfassung eines Unternehmens sein.
Welche Rolle spielen die GoBD?
Werden Kassenaufzeichnungen mithilfe elektronischer Systeme geführt oder aufbewahrt, sind auch die Anforderungen der GoBD an Nachvollziehbarkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit zu berücksichtigen.
Für die Aufbewahrung der dazugehörigen Unterlagen gelten außerdem die jeweiligen Aufbewahrungsfristen.
