Digitale Archivierung bezeichnet die elektronische Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen und Daten über den vorgeschriebenen Zeitraum. Dabei müssen aufbewahrungspflichtige Informationen geordnet, verfügbar und nachvollziehbar erhalten bleiben.
Was bedeutet digitale Archivierung?
Bei der digitalen Archivierung werden aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht ausschließlich in Papierform, sondern elektronisch gespeichert und für die jeweilige Aufbewahrungsdauer vorgehalten.
Dazu können beispielsweise Buchungsbelege, Rechnungen, Geschäftsbriefe oder andere steuerlich relevante elektronische Unterlagen gehören.
Welche Anforderungen gelten für die digitale Archivierung?
Elektronisch aufbewahrte Unterlagen müssen während der vorgeschriebenen Aufbewahrungsdauer insbesondere verfügbar und lesbar bleiben. Bei elektronischen Buchführungs- und Aufzeichnungssystemen sind außerdem die Anforderungen der GoBD zu berücksichtigen.
Zu den wesentlichen Anforderungen gehören insbesondere:
- geordnete und nachvollziehbare Aufbewahrung
- Vollständigkeit der aufbewahrungspflichtigen Informationen
- dauerhafte Verfügbarkeit und Lesbarkeit
- Schutz vor unzulässigen beziehungsweise nicht nachvollziehbaren Veränderungen
- Möglichkeit des erforderlichen Datenzugriffs und der Auswertung
Zusammenhang mit den Aufbewahrungsfristen
Wie lange eine Unterlage digital archiviert werden muss, richtet sich nach der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Die Dauer hängt von der Art des Dokuments beziehungsweise der Aufzeichnung ab.
Die digitale Form ändert daher grundsätzlich nichts daran, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen für den gesetzlich vorgesehenen Zeitraum verfügbar gehalten werden müssen.
Digitale Archivierung und Dateispeicherung – was ist der Unterschied?
Das bloße Speichern einer Datei ist nicht automatisch mit einer ordnungsgemäßen digitalen Archivierung gleichzusetzen.
Bei der Archivierung müssen zusätzlich die für die jeweilige Unterlage geltenden Anforderungen an Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit und gegebenenfalls den Datenzugriff erfüllt werden.
