Ordnungsmäßige Buchführung bezeichnet die Führung von Büchern und Aufzeichnungen nach den gesetzlichen und daraus abgeleiteten Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Geschäftsvorfälle müssen insbesondere vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und nachvollziehbar erfasst werden.
Was bedeutet ordnungsmäßige Buchführung?
Eine ordnungsmäßige Buchführung muss Geschäftsvorfälle so dokumentieren, dass ihre Entstehung und Abwicklung nachvollzogen werden können.
Die Buchführung muss außerdem so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens erhalten kann.
Die dafür maßgeblichen Anforderungen werden häufig unter dem Begriff Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zusammengefasst.
Welche Grundsätze gehören zur ordnungsmäßigen Buchführung?
Zu den wesentlichen Anforderungen gehören insbesondere:
- Vollständigkeit der erforderlichen Buchungen und Aufzeichnungen
- Richtigkeit der erfassten Geschäftsvorfälle
- zeitgerechte Erfassung
- geordnete Aufzeichnung
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Erkennbarkeit nachträglicher Änderungen
Die konkrete Ausgestaltung richtet sich danach, welche handels- und steuerrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten im jeweiligen Fall bestehen.
Welche gesetzlichen Grundlagen gelten?
Für Kaufleute ergeben sich wesentliche Vorgaben insbesondere aus den §§ 238 und 239 HGB. Steuerrechtliche Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen enthalten insbesondere die §§ 145 und 146 AO.
Diese Vorschriften verlangen unter anderem eine nachvollziehbare Buchführung sowie vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Buchungen und Aufzeichnungen.
Gilt ordnungsmäßige Buchführung auch digital?
Ja. Bücher und Aufzeichnungen können grundsätzlich auch elektronisch geführt werden. Die verwendeten Verfahren müssen dabei ebenfalls die Anforderungen an Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung erfüllen.
Für elektronische Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen werden die steuerlichen Anforderungen insbesondere durch die GoBD konkretisiert.
GoB und GoBD – was ist der Unterschied?
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bezeichnen die übergeordneten Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung.
Die GoBD sind dagegen Verwaltungsanweisungen der Finanzverwaltung, die diese Anforderungen insbesondere für elektronische Bücher, Aufzeichnungen, Unterlagen und den Datenzugriff konkretisieren.
Kurz gesagt: Die GoB bilden den übergeordneten Rahmen – die GoBD konkretisieren steuerliche Anforderungen insbesondere für die digitale Buchführung.
