Ordnungsmäßige Buchführung bezeichnet die Einhaltung der gesetzlichen Grundsätze bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen. Ziel ist eine vollständige, richtige, zeitgerechte und nachvollziehbare Dokumentation von Geschäftsvorfällen.
Grundlagen
Ordnungsmäßige Buchführung bedeutet, dass Geschäftsvorfälle systematisch erfasst, klar dokumentiert und durch Belege nachvollziehbar gemacht werden. Grundlage ist die laufende Finanzbuchhaltung sowie – bei bilanzierenden Unternehmen – die doppelte Buchführung.
Im Mittelpunkt stehen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss die Geschäftsvorfälle innerhalb angemessener Zeit nachvollziehen können.
Rechtlicher Rahmen
Die Anforderungen ergeben sich aus handels- und steuerrechtlichen Vorgaben zur Buchführung und Aufzeichnung. Für elektronische Verfahren werden Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit durch Verwaltungsvorgaben konkretisiert.
Praxisrelevant: Bei digitaler Buchführung sind insbesondere Dokumentation, Nachvollziehbarkeit der Verarbeitungsschritte und ordnungsgemäße Aufbewahrung von Belegen wichtig.
Systematische Einordnung
Die ordnungsmäßige Buchführung ist die Basis für Compliance im Rechnungswesen und steht im direkten Zusammenhang mit:
- GoBD
- Verfahrensdokumentation
- Aufbewahrungspflichten
- Internes Kontrollsystem (IKS)
- Digitale Archivierung
Sie bildet außerdem die Grundlage für den Jahresabschluss und für Prüfungen, z. B. eine Betriebsprüfung.
Zentrale Anforderungen
- Vollständige Erfassung aller Geschäftsvorfälle
- Richtige, klare und nachvollziehbare Buchungen
- Belegprinzip: Buchungen müssen durch Belege nachweisbar sein
- Ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen
- Nachvollziehbare Prozesse in digitalen Systemen
Typischer Ablauf
- Erfassung von Geschäftsvorfällen und Belegen
- Kontierung und Verbuchung
- Dokumentation der Abläufe und Zugriffswege
- Archivierung und Aufbewahrung
- Laufende Kontrollen (z. B. Plausibilitäts- und Abstimmprüfungen)
Praxisbezug
Ordnungsmäßige Buchführung ist Voraussetzung für verlässliche Auswertungen (z. B. BWA) und für eine strukturierte Vorbereitung von Abschlussarbeiten. Je besser die laufende Buchführung organisiert ist, desto effizienter lassen sich Abstimmungen und Abschlussvorbereitungen durchführen.
Typische Fehlerquellen
- Unvollständige Belegführung oder fehlende Belegverknüpfung
- Nicht nachvollziehbare Buchungen oder fehlende Dokumentation von Prozessen
- Unstrukturierte Ablage und unklare Zugriffsrechte bei digitalen Archiven
FAQ
Wer ist zur ordnungsmäßigen Buchführung verpflichtet?
Unternehmen, die gesetzlich zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, müssen diese ordnungsmäßig führen.
Gilt Ordnungsmäßigkeit auch für digitale Belege?
Ja. Digitale Belege müssen so verarbeitet und aufbewahrt werden, dass sie nachvollziehbar und prüfbar bleiben.
Welche Rolle spielt die Dokumentation?
Dokumentation stellt sicher, dass Prozesse, Zuständigkeiten und Verarbeitungsschritte nachvollziehbar sind.
Fazit
Ordnungsmäßige Buchführung ist das Fundament für Compliance im Rechnungswesen. Sie sorgt dafür, dass Geschäftsvorfälle nachvollziehbar dokumentiert, Belege ordnungsgemäß aufbewahrt und Auswertungen sowie Abschlussarbeiten auf einer verlässlichen Grundlage erstellt werden können.
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