Betriebsprüfung ist eine steuerliche Außenprüfung durch die Finanzverwaltung. Ziel ist die Überprüfung der steuerlichen Verhältnisse eines Unternehmens anhand der Buchführung, der Belege und der zugrunde liegenden Prozesse.
Grundlagen
Im Rahmen einer Betriebsprüfung werden insbesondere die Finanzbuchhaltung, Buchungsbelege, Verträge und steuerlich relevante Aufzeichnungen geprüft. Die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung im Sinne der ordnungsmäßigen Buchführung steht dabei im Mittelpunkt.
Die Prüfung kann mehrere Steuerarten und mehrere Veranlagungszeiträume umfassen.
Rechtlicher Rahmen
Die Betriebsprüfung ist gesetzlich vorgesehen und dient der gleichmäßigen Besteuerung. Unternehmen sind verpflichtet, prüfungsrelevante Unterlagen vorzulegen und im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben einen Datenzugriff zu ermöglichen.
Bei digital geführten Systemen sind insbesondere die Anforderungen der GoBD relevant.
Systematische Einordnung im Compliance-Cluster
- GoBD
- Verfahrensdokumentation
- Aufbewahrungsfristen
- Internes Kontrollsystem (IKS)
- Digitale Archivierung
Eine strukturierte Organisation dieser Bereiche erleichtert die Prüfung erheblich.
Datenzugriffsarten und digitale Prüfmethoden
Bei elektronischer Buchführung kann die Finanzverwaltung auf steuerlich relevante Daten zugreifen. In der Praxis kommen unterschiedliche Formen des Datenzugriffs zum Einsatz:
- Unmittelbarer Zugriff: Einsichtnahme in das eingesetzte Buchführungssystem.
- Mittelbarer Zugriff: Auswertung durch das Unternehmen nach Vorgaben der Prüfer.
- Datenträgerüberlassung: Bereitstellung strukturierter Datenbestände zur externen Auswertung.
Digitale Prüfmethoden ermöglichen die Analyse großer Datenmengen, z. B. durch systematische Filter- und Plausibilitätsprüfungen.
Typischer Ablauf
- Ankündigung der Prüfung
- Vorbereitung und Zusammenstellung der Unterlagen
- Datenbereitstellung und Auswertung
- Rückfragen und Abstimmungen
- Abschlussbesprechung und Ergebnisfeststellung
Vorbereitungsschwerpunkte in der Praxis
- Vollständige und nachvollziehbare Belegführung
- Aktuelle Verfahrensdokumentation
- Funktionsfähiges IKS
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
- Strukturierte digitale Archivierung
Eine transparente Organisation der Prozesse reduziert Rückfragen und unterstützt eine sachliche Prüfungsdurchführung.
Typische Fehlerquellen
- Unvollständige oder unsystematische Belegablage
- Fehlende Dokumentation von Prozessänderungen
- Unklare Zuständigkeiten im Rechnungswesen
- Nicht nachvollziehbare Datenänderungen in digitalen Systemen
FAQ
Kann jedes Unternehmen geprüft werden?
Grundsätzlich ja. Die Auswahl erfolgt nach verwaltungsinternen Kriterien.
Welche Rolle spielen digitale Systeme?
Bei elektronischer Buchführung können strukturierte Datenanalysen Bestandteil der Prüfung sein.
Wie kann man sich vorbereiten?
Durch ordnungsgemäße Buchführung, dokumentierte Prozesse und vollständige Datenbereitstellung.
Fazit
Die Betriebsprüfung ist ein reguläres Instrument der steuerlichen Kontrolle. Eine strukturierte Organisation der Buchführung, dokumentierte Prozesse und nachvollziehbare Daten bilden die Grundlage für eine sachliche und transparente Prüfungsdurchführung.
Die Brasser Accounting Solutions GmbH ist ein spezialisierter Buchhaltungsdienstleister und Teil einer Unternehmensgruppe mit der Quint GmbH (Steuerberatung/Wirtschaftsprüfung) und der Service Place Årjäng AB (Schwedisches Steuerbüro). Die BAS übernimmt ausschließlich Leistungen nach § 6 Nr. 3 und 4 StBerG und keine Steuer- oder Rechtsberatung.
