Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Datei gilt seit dem 1. Januar 2025 im umsatzsteuerlichen Sinne nicht als E-Rechnung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält ihre Rechnungsinformationen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat. Dadurch können die enthaltenen Angaben elektronisch verarbeitet werden.
Rechnungen auf Papier oder in einem unstrukturierten elektronischen Format, beispielsweise eine einfache PDF-Datei, werden umsatzsteuerlich als sonstige Rechnungen bezeichnet.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Das verwendete Format muss die gesetzlichen Anforderungen an ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat erfüllen.
In Deutschland erfüllen insbesondere folgende gebräuchliche Formate grundsätzlich diese Voraussetzungen:
- XRechnung
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL
Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der strukturierte Datenteil für die E-Rechnung maßgeblich.
Welche Regelungen gelten seit 2025?
Seit dem 1. Januar 2025 ist für bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich die E-Rechnung vorgesehen. Für die Ausstellung bestehen jedoch Übergangsregelungen.
- Empfang: Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
- Bis Ende 2026: Rechnungsaussteller können im Rahmen der gesetzlichen Übergangsregelung noch sonstige Rechnungen verwenden.
- Bis Ende 2027: Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro besteht eine weitere Übergangsregelung.
Daneben bestehen gesetzliche Ausnahmen, sodass nicht jeder Rechnungsvorgang der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung unterliegt.
E-Rechnung und PDF – was ist der Unterschied?
Eine einfache PDF-Rechnung enthält keine strukturierten Rechnungsdaten und gilt daher seit 2025 nicht als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne.
Ein hybrides Format wie ZUGFeRD kann dagegen sowohl einen menschenlesbaren PDF-Teil als auch strukturierte Rechnungsdaten enthalten. Für die E-Rechnung ist dabei der strukturierte Teil maßgeblich.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Für Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Rechnungsteil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt.
Weitere Grundlagen erläutern die Glossarbeiträge zu Aufbewahrungsfristen und zur digitalen Archivierung.
