E‑Rechnung bezeichnet eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine reine PDF-Datei ist seit dem 1. Januar 2025 keine E‑Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne.
Grundlagen
Eine E‑Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten. Dadurch können die Daten ohne erneute manuelle Erfassung in Buchhaltungs- und Freigabeprozesse übernommen werden.
Übliche Formate sind XML-basiert. Entscheidend ist nicht die elektronische Übermittlung allein, sondern die strukturierte Form der umsatzsteuerlich erforderlichen Rechnungsangaben.
Rechtlicher Rahmen
Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich eine E‑Rechnung vorgesehen, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen; die Fähigkeit zum Empfang einer E‑Rechnung musste dagegen bereits seit dem 1. Januar 2025 vorhanden sein.
Ausnahmen bestehen insbesondere für Umsätze an private Endverbraucher, bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. Kleinunternehmer müssen trotz der Ausnahme von der Ausstellungspflicht E‑Rechnungen empfangen können.
Empfangspflicht und Übergangsfristen
- Empfang: Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E‑Rechnungen empfangen können. Ein E‑Mail-Postfach genügt grundsätzlich als Empfangsweg.
- Ausstellung bis Ende 2026: Alle Rechnungsaussteller dürfen noch Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Rechnungen wie PDF-Dateien verwenden.
- Ausstellung bis Ende 2027: Die Übergangsfrist gilt länger, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers höchstens 800.000 Euro beträgt. Bestimmte bestehende EDI-Verfahren dürfen ebenfalls bis Ende 2027 weiterverwendet werden.
- Danach: Nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist ist bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich eine E‑Rechnung auszustellen.
Zulässige Formate
Die in Deutschland gebräuchlichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen grundsätzlich die Anforderungen. Bei ZUGFeRD gelten die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht als E‑Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne.
Bei hybriden Formaten ist der strukturierte Datenteil maßgeblich. Weicht der lesbare Bildteil von den strukturierten Daten ab, sind für die E‑Rechnung die strukturierten Daten führend.
Bedeutung für digitale Buchführungsprozesse
- Automatisierte Übernahme von Rechnungsdaten
- Weniger manuelle Erfassung und Medienbrüche
- Klare Prüfung, Freigabe, Kontierung und Verbuchung
- Nachvollziehbare Ablage des strukturierten Originaldatensatzes
Typischer Prozess
- Empfang oder Erstellung der E‑Rechnung
- Technische und formale Prüfung
- Fachliche Freigabe
- Übernahme in die Finanzbuchhaltung
- Aufbewahrung des strukturierten Rechnungsteils in ursprünglicher Form
Aufbewahrung
Ein- und Ausgangsrechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E‑Rechnung muss mindestens der strukturierte Rechnungsteil so erhalten bleiben, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Eine bloße PDF-Ansicht ersetzt den strukturierten Originaldatensatz nicht.
Typische Fehlerquellen
- Verwechslung einer PDF-Rechnung mit einer strukturierten E‑Rechnung
- Fehlende Empfangsmöglichkeit oder unklare Zuständigkeit für eingehende E‑Rechnungen
- Archivierung nur der Visualisierung statt des strukturierten Originaldatensatzes
- Ungeprüfte oder unvollständige Übernahme strukturierter Rechnungsdaten
FAQ
Ist jede elektronische Rechnung automatisch eine E‑Rechnung?
Nein. Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen und verarbeitet werden können.
Ist eine PDF-Datei eine E‑Rechnung?
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 ist eine reine PDF-Datei eine sonstige Rechnung, weil sie keine strukturierten, maschinell verarbeitbaren Rechnungsdaten enthält.
Müssen Unternehmen bereits E‑Rechnungen empfangen können?
Ja. Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 zum Empfang von E‑Rechnungen in der Lage sein. Ein E‑Mail-Postfach genügt grundsätzlich.
Welche Formate sind üblich?
Üblich sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1; bei ZUGFeRD sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgenommen.
Wie lange müssen E‑Rechnungen aufbewahrt werden?
Ein- und Ausgangsrechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Der strukturierte Rechnungsteil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Fazit
Die E‑Rechnung ist seit 2025 Teil des umsatzsteuerlichen Rechnungsrahmens. Unternehmen müssen E‑Rechnungen empfangen können, die gestaffelten Übergangsfristen für die Ausstellung beachten und den strukturierten Originaldatensatz ordnungsgemäß aufbewahren.
